A ONE nasceu da fusão de 3 empresas. Com a pandemia, processos desconexos e manuais se tornaram inviáveis, e a empresa se apoiou na tecnologia para consolidar seus fluxos.
A Ocean Network Express (ONE) é a sétima maior transportadora marítima de contêineres do mundo, com participação ativa em todas as principais rotas comerciais e um total de 14.000 colaboradores (em terra e no mar). Com sede em Cingapura, a empresa também possui escritórios regionais em Hong Kong, Reino Unido, Estados Unidos e Brasil.
A ONE foi fundada após a fusão das três maiores companhias marítimas do Japão em 2017 e atualmente tem uma frota de mais de 250 navios, com 244 escalas em portos em todo o mundo e mais de 170 serviços semanais para 120 países.
Após a fundação da ONE, era essencial consolidar e alinhar as culturas, conhecimentos, processos e sistemas herdados das empresas anteriores, a fim de atualizar a rotina e as operações, adicionando inovação ao cotidiano do negócio.
Essa não foi uma tarefa simples. Nos primeiros anos, ficou evidente que a falta de comunicação entre departamentos e sistemas era um grande obstáculo que precisaria ser resolvido para que a ONE alcançasse seus valores de negócio: trabalho em equipe, confiabilidade, qualidade e satisfação do cliente.
Para empresas que dependem da pontualidade na entrega de suas remessas para uma operação de sucesso, é fundamental ter um processo de contas a pagar eficiente e ágil para assegurar que os fornecedores sejam pagos no prazo. Entretanto, o processo da ONE para efetuar pagamentos estava longe da eficiência e agilidade, uma vez que o processamento das faturas e as aprovações precisavam passar por três subdepartamentos diferentes na equipe financeira.
Além desse fluxo de trabalho complexo, o processo era descentralizado, gerenciado manualmente e, às vezes, envolvia registros extensivos em papel. A equipe financeira dependia de comandos e planilhas para manter o processo sob controle, e o trabalho tornou-se difícil de gerenciar e monitorar.
Apesar das ineficiências e lacunas na comunicação, a equipe financeira da ONE conseguia fazer o fluxo de contas a pagar funcionar porque todas as equipes envolvidas trabalhavam no mesmo escritório. Até 2020.
Com a pandemia de Covid-19, as falhas de comunicação e colaboração entre departamentos e sistemas se tornaram custosas demais para serem ignoradas e o trabalho remoto tornou o processo inviável.
Com o passar do tempo, ficou mais difícil para o time saber se um email relacionado a uma fatura ou pagamento foi realmente recebido ou lido, e o Financeiro começou a ficar preocupado com o impacto dessas dificuldades a longo prazo, bem como com a qualidade do trabalho que prestavam.
Era evidente que a ONE precisava de uma plataforma, sistema ou ferramenta para adequar todos os seus processos a essa nova realidade. Foi então que Sérgio Marques, Analista de Processos e Projetos LATAM da empresa, percebeu que a equipe precisava de ajuda para superar os obstáculos de colaboração causados por longos fluxos de email e fragmentação do trabalho.
A capacidade do Pipefy de centralizar toda a comunicação em uma única plataforma foi o que inicialmente chamou a atenção da equipe financeira da ONE, mas foram seus recursos de orquestração de processos e visibilidade de todas as operações que os convenceram de que essa era a solução certa.
Depois de aprender mais sobre os desafios da Ocean Network Express, o time do Pipefy criou um protótipo de processo para possibilitar que Sergio fizesse testes, em um esforço para confirmar que a plataforma conseguia resolver os desafios propostos. Depois de executar o protótipo, a ONE entendeu como o Pipefy poderia ajudar em seu principal problema: a comunicação.
Antes do Pipefy, as aprovações ou solicitações de pagamento eram feitas de forma descentralizada por email. Cada time tinha sua maneira de operar e, quando a operação se tornou remota, a falta da comunicação pessoal no dia a dia começou a prejudicar os processos financeiros da empresa.
Como a ONE não tinha um canal de comunicação claro e eficaz para os colaboradores envolvidos no processo de contas a pagar, cada membro da equipe controlava o trabalho em sua própria planilha e a comunicação ocorria por email, o que não permitia a padronização do processo ou a visualização do histórico de faturas paga.
A equipa financeira tinha dois objetivos principais: obter controle sobre cada fatura recebida e integrar o seu processo com o SAP, sistema ERP global da empresa, para aproveitar melhor os seus investimentos anteriores em TI.
Antes do Pipefy, a ONE organizava todas as faturas em uma planilha e depois inseria manualmente os dados no SAP para fins contábeis. Em vez de tentar corrigir as lacunas existentes no processo, a equipe financeira decidiu começar do zero e projetar um fluxo de trabalho de contas a pagar totalmente novo.
Havia oportunidades evidentes de melhoria. Replicar o processo dentro do Pipefy envolveria uma abordagem nova para resolver desafios como:
A equipe da ONE começou a implementar o Pipefy oficialmente na metade de 2020 e, em 60 dias, o processo revitalizado de contas a pagar foi desenhado e pronto para ser lançado.
Depois de um ano de uso do Pipefy, o time financeiro da ONE conseguiu entregar os três principais resultados propostos no início da jornada de transformação digital:
Na prática, foi assim:
Processos padronizados
Hoje, o processo de contas a pagar da ONE começa com o preenchimento de um formulário pelo fornecedor contendo todos os dados necessários para aprovação e pagamento. Antes do Pipefy, as solicitações de pagamento chegavam por email, frequentemente com informações incompletas, o que atrasava a quitação da fatura e gerava multas. Agora, os fornecedores não podem enviar a solicitação se não inserirem todas as informações necessárias de forma correta.
Mais centralização de dados e visibilidade do processo
Depois de receber a solicitação com todos os dados necessários, a equipe de contas a pagar agora centraliza tudo em um único lugar dentro do Pipefy.
O Financeiro definiu o fluxo de todas as etapas a serem realizadas, desde o momento em que o fornecedor envia a fatura até o pagamento. Eles também implementaram uma automação para alertar automaticamente as pessoas responsáveis no momento em que as faturas são recebidas.
Toda a comunicação acontece dentro da plataforma e o time usa emails e notificações automatizados para acionar os colaboradores internos sobre pedidos ou aprovações e atualizar os fornecedores sobre os status das suas solicitações de pagamento.
Agora, cada pessoa da equipe sabe exatamente quando precisa agir e em que fase cada solicitação está.
O time da ONE também criou gatilhos para automatizar solicitações, parte essencial desse processo. Quando uma fatura é aprovada, por exemplo, a equipe de contas a pagar recebe automaticamente a solicitação com todas as informações necessárias para dar continuidade ao pagamento, evitando falhas de comunicação e faturas duplicadas.
Atualmente, o ciclo de uma fatura – desde a solicitação até o agendamento do pagamento – não é superior a dois dias úteis.
Além desses benefícios, a Ocean Network Express também conseguiu aumentar a eficiência da equipe e reduzir custos gerais das operações, maximizando savings.
Enquanto o processo de contas a pagar antes exigia três colaboradores em tempo integral para gerenciá-lo manualmente, hoje ele requer apenas um para supervisioná-lo. Cada funcionário também economizou de 3 a 4 horas de trabalho por semana após a integração SAP.
A diminuição do trabalho manual trouxe grandes ganhos e liberou os funcionários para trabalhar em projetos estratégicos – do Financeiro e muito mais.
Em 2021, o departamento de RH da ONE também começou a usar o Pipefy. Após o sucesso da equipe financeira no Brasil, o objetivo da empresa era usar o Pipefy para gerenciar todas as operações financeiras da ONE na América Latina até o final de 2022, à medida que a presença da empresa se expandia.
Em março de 2021, equipes do Panamá e do Peru começaram a usar a plataforma. No início de 2022, a presença da ONE se expandiu para a Colômbia, onde agora também utiliza a automação do Pipefy e uma integração RPA para gerenciar as operações. Além disso, ao fim de 2023, times no Equador, Argentina e Chile implementaram a ferramenta.
Atualmente, o Pipefy é usado pela ONE em 7 países diferentes para gerenciar seus processos e a empresa ainda tem planos para expandir o uso - para outros países e departamentos.