Nesse texto, vamos falar mais sobre essa abordagem e ensinar como implementar a orquestração de processos em 5 passos.

O que é orquestração de processos?

Orquestração de processos é a coordenação, sincronização e monitoramento de múltiplos fluxos de trabalho, softwares e plataformas dentro de uma empresa. Como um grupo orquestral no qual músicos tocam diferentes instrumentos simultaneamente para criar uma única peça musical, a orquestração de processos é uma estratégia que garante que os processos de negócios estejam operando juntos sem problemas e garante os resultados esperados.

Em outras palavras, o principal ponto da orquestração de processos é sua capacidade de integrar sistemas diferentes e orquestrar fluxos de trabalho complexos de forma coesa. Quando bem feita, esta abordagem tem um grande impacto em como as empresas gerenciam suas operações e workflows.

Comumente, a orquestração de processos envolve softwares de automação de processos, mas é importante notar que essa orquestração não se refere às funções de automação isoladas ou fragmentadas que as organizações aplicam para reduzir o tempo gasto em tarefas específicas. Em vez disso, ela incorpora uma estratégia para conectar automações, o que, por sua vez, promove a colaboração e melhor comunicação entre equipes e sistemas.

Diferenças entre orquestração e automação de processos

A automação de processos consiste na aplicação de uma série de regras de automação ao longo de processos, de forma que tarefas manuais e repetitivas sejam executadas por um software em vez de um colaborador humano. Isso concede aos profissionais mais horas para usar nas tarefas que mais importam.

Já a orquestração é a integração de diversos sistemas e aplicativos. Orquestração de processos é um método de gerenciamento de processos que capacita as empresas a entrelaçar perfeitamente workflows automatizados, pessoas e softwares para maior produtividade, economia de tempo, e segurança.

Confira algumas das principais diferenças entre orquestração e automação de processos:

Benefícios da orquestração de processos

A orquestração de processos possibilita que as empresas alcancem maior agilidade e eficiência, tornando-as mais competitivas e adaptáveis. Isso acontece por meio de diversos benefícios, são eles:

Correção de vulnerabilidades

Mantendo um ecossistema coeso em que os sistemas conversam entre si e o time de TI tem total controle e visibilidade sobre as operações, é mais fácil e rápido identificar erros ou problemas. Assim, a correção de vulnerabilidades se torna mais efetiva e ágil, eliminando brechas antes que elas se tornem um risco.

Integração de tecnologias

A chave da orquestração de processos é sua capacidade de integrar sistemas heterogêneos e orquestrar fluxos de trabalho complexos de maneira centralizada. A integração de tecnologias é muito importante para a construção de um negócio ágil e confiável, uma vez que ela:

• Elimina erros e gargalos;
• Promove maior visibilidade;
• Facilita a tomada de decisões;
• Faz com que resultados sejam alcançados mais rapidamente.

As integrações do Pipefy, por exemplo, permitem que a operação de uma empresa seja totalmente centralizada ao conectar mais de 300 sistemas em um único lugar.

Redução de custos

A orquestração de processos diminui erros e retrabalhos, o que implica em maior produtividade e menos custos. A eliminação de gastos desnecessários se dá também pela transparência das operações conectadas de ponta a ponta e pela identificação precoce de vulnerabilidades.

Maior eficiência operacional

Falhas de comunicação, retrabalho e informações espalhadas por diversos sistemas são causas comuns para redução da eficiência operacional em empresas. Por meio da orquestração de processos, é possível identificar esses gargalos e eliminá-los um a um, recuperando (e aumentando) a produtividade dos colaboradores e dos fluxos de trabalho. 

Compliance aprimorado

Com a orquestração de processos, o time de TI tem total controle sobre o que acontece dentro dos sistemas usados pela empresa, além de sancionar cada software contratado. Isso adiciona uma camada de governança e segurança sobre os dados e processos de negócios, aprimorando o compliance.

Como implementar a orquestração de processos na sua empresa?

Siga os 5 passos abaixo para implementar a orquestração de processos na sua empresa:

Avalie os processos existentes

O primeiro passo para implementar a orquestração na sua empresa é avaliar e mapear os processos existentes. Isso envolve identificar as etapas, pessoas e dados envolvidos em cada processo. Você pode usar diagramas e modelos padronizados como o BPMN para representá-los e documentá-los. 

Essa avaliação deve ser feita em busca de possíveis gargalos, redundâncias, pontos de demora excessiva ou atividades desnecessárias. Consulte as partes relevantes, como clientes e colaboradores responsáveis pela execução do processo no dia a dia. Você pode montar sessões de brainstorm, realizar entrevistas ou coletar feedbacks por formulários, por exemplo.

Escolha uma boa ferramenta de orquestração

A orquestração de processos normalmente é conduzida dentro de uma ferramenta onde você pode estruturar seus fluxos de trabalho de forma digital, fazer o gerenciamento de processos e configurar as regras de automação para eliminar cada tarefa manual.

É importante escolher uma boa ferramenta que irá suprir as necessidades da sua empresa. Nossa dica é: vale a pena optar por um software no-code. Esse tipo de ferramenta não demanda qualquer conhecimento de programação. Pesquise se o software em questão oferece suporte gratuito a usuários, se ele é fácil de usar e se permite que você mude e otimize os fluxos de trabalho já montados de forma ilimitada, sem custos.

O Pipefy, por exemplo, oferece tudo isso. Ele ainda pode ser adotado em qualquer departamento da sua empresa, conectando diferentes processos e aumentando a colaboração geral do seu negócio. 

Identifique oportunidades de automação

De acordo com um estudo da consultoria McKinsey junto ao mercado estadunidense, pelo menos 45% de todas as atividades manuais poderiam ser automatizadas usando tecnologias já existentes.

Confira como identificar oportunidades de automação nos seus processos:

• Tarefas manuais e repetitivas: Processos com tarefas trabalhosas, repetitivas e que não demandam intensa criatividade dos colaboradores devem ser automatizadas. O processo de contas a receber é um deles. Na prática, ele funciona como uma “esteira” de cobrança, baseada na análise de vendas efetuadas e no acerto com compradores para que eles paguem pelo serviço adquirido. Essa comunicação se beneficia fortemente dos emails prontos e da atualização automática de dados sobre compradores, por exemplo. 

• Erros frequentes: Um processo com muitos erros precisa ganhar mais precisão e eficiência. Nesse sentido, as automações podem ser a solução. Elas tornam a execução sempre a mesma, a partir de “regras” pré-definidas. Assim, você consegue diminuir falhas e, além disso, identificar gargalos do processo mais facilmente, usando métricas oferecidas pelo próprio software.

• Falta de padronização: Para poupar tempo de toda a equipe e fornecer mais visibilidade, o processo deve ser padronizado e automatizado. Assim, todas as etapas são executadas da mesma forma todas as vezes.

Priorize a acessibilidade e segurança dos dados

Descumprir regras e legislações sobre segurança de dados pode levar uma empresa à falência. Por isso, acessibilidade e segurança devem ser suas prioridades ao implementar a orquestração de processos.

Opte por um software que possua certificados de segurança, recursos como SSO & 2FA, gerenciamento de usuários e permissões, Recuperação de Desastres (RD), Varredura de Vulnerabilidades e mais. 

Entenda mais sobre segurança aqui.

Promova a colaboração entre times

Por mais que a tecnologia tenha um papel importante na orquestração de processos, ela não irá funcionar sem que as pessoas a usem de forma correta. Para evitar problemas, promova uma cultura de colaboração entre times, com comunicação clara e direta, além de treinamentos periódicos. 

Use Pipefy como sua plataforma de orquestração de processos

Empresas podem – e devem – estruturar a orquestração de processos para eliminar riscos, ampliar a eficiência, economizar dinheiro e se comunicar de maneira mais precisa. Mas, para isso, é necessário uma ferramenta capaz de integrar, automatizar e orquestrar os processos de negócios. 

Pipefy é um software para orquestração e automação de processos que vai ajudar seu time a alcançar todos os seus objetivos. Intuitivo e simples de usar, Pipefy tem recursos de Inteligência Artificial e não requer conhecimentos de programação para construir, personalizar e implementar automações em fluxos de trabalho de qualquer departamento. Assim, os times conseguem criar até 85% dos próprios workflows.

Com a ferramenta, a operação da sua equipe se torna mais coesa e produtiva, ganhando qualidade e agilidade, além de reduzir o backlog de TI enquanto mantém a governança. Usando o Pipefy, a rede Nutracap Labs obteve um Retorno sobre Investimento de 546% em um ano, e a Vindi aumentou a eficiência do seu processo de onboarding de clientes em 89%. 

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Segundo a Harvard Business Review, até a IA tem sido usada como inovação para acelerar a execução da metodologia em empresas. Se você não sabe exatamente como funciona o Six Sigma, saiba que ele já ajudou grandes empresas a economizar bilhões de dólares por ano. Preparamos um artigo completo para você tirar esse atraso, com tudo o que é essencial saber sobre o Six Sigma no ambiente de negócios atual. 

O que é Six Sigma?

O Six Sigma ou Seis Sigma é um método de otimização de processos baseado na eliminação de falhas, sendo amplamente empregado na resolução de desafios complexos das médias e grandes empresas.  

Esse sistema de gestão surgiu por volta de 1980 na Motorola (que patenteou o método em 1993) usando bases estatísticas para analisar processos e reduzir a quantidade de erros. Seu uso está em expansão desde os anos 90 e vários softwares de gestão de processos têm funcionalidades que permitem aplicar essa metodologia.

O nome Six Sigma vem da meta de atingir um nível de qualidade onde apenas 3,4 defeitos ocorram por milhão de oportunidades, o que corresponde a uma taxa de acertos extremamente alta (99.99966%). O nome é uma referência à letra grega sigma (Σ), um símbolo estatístico que representa um desvio do padrão.  

No final dos anos 90, algumas das maiores multinacionais do mundo, como Samsung, Ford, Boeing, Amazon e GlaxoSmithKline, usavam o Seis Sigma. A General Electric, uma das pioneiras na adoção do Six Sigma e grande responsável por sua popularidade na época, afirma ter poupado US$2 bilhões com a metodologia em 1999. 

A metodologia segue um ciclo estruturado conhecido como DMAIC, que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Uma indústria pode, por exemplo, usar essa estrutura para melhorar a qualidade de seus produtos. 

No estágio “Definir”, identificariam o problema, como alta taxa de defeitos em uma linha de produção. Em “Medir”, coletariam dados sobre a produção e a taxa de defeitos. Durante a fase “Analisar”, usariam ferramentas estatísticas para identificar as causas dos defeitos. No “Melhorar”, implementariam mudanças no processo. Finalmente, em “Controlar”, é hora de monitorar o processo e garantir que problemas sejam corrigidos sempre que surgirem.

A importância do Six Sigma no gerenciamento de processos

O Six Sigma propõe uma metodologia cíclica para aumentar a qualidade dos processos, e isso ao mesmo tempo induz e resulta em um melhor gerenciamento de processos, levando a produtos e serviços de maior qualidade. Isso não apenas melhora a experiência do cliente, mas também reduz os custos operacionais associados a retrabalho, desperdícios e ineficiências.

Uma das principais vantagens do Six Sigma é o seu foco na tomada de decisões com base em dados e análises estatísticas. Com isso, as equipes têm a segurança de que eventuais mudanças implementadas são fundamentadas em evidências concretas, o que aumenta a probabilidade de sucesso.

Por exemplo, em uma empresa de terceirização de atendimento ao cliente, a aplicação do Six Sigma pode identificar e corrigir falhas no recebimento das demandas ou nas habilidades dos agentes, que prejudicam a qualidade do serviço. Ao abordar essas falhas com base em dados, a empresa pode melhorar o NPS ou reduzir custos com turnover de colaboradores.

Vantagens do Six Sigma

O Six Sigma oferece diversos benefícios aos times que adotam o método. Confira alguns abaixo:

Melhoria de Qualidade

Uma das principais vantagens do Six Sigma é a melhoria na qualidade dos produtos e serviços oferecidos. O método é capaz de identificar e eliminar as causas por trás de problemas de qualidade. 

Por exemplo: uma indústria pode usar Six Sigma para analisar dados de produção e descobrir que uma variação específica na temperatura de uma máquina está causando defeitos nos produtos. Ao ajustar e controlar essa variável, a empresa melhora a consistência e a qualidade dos seus produtos, ajudando também na reputação da marca.

Redução de Defeitos

A redução de defeitos é um benefício central do Six Sigma, cuja meta é alcançar menos de 3,4 defeitos por milhão de oportunidades. O método permite identificar com precisão os pontos problemáticos em processos e implementar soluções duradouras. 

Em uma empresa de eletrônicos, por exemplo, o Six Sigma pode revelar que determinados componentes estão falhando com mais frequência devido a um problema no fornecimento de materiais. Ao resolver a questão com os fornecedores, a empresa pode reduzir drasticamente a taxa de defeitos, economizando recursos e melhorando a confiabilidade dos produtos.

Eficiência Operacional

Ao reduzir erros, as empresas reduzem também a necessidade de retrabalho, de horas gastas para produzir novos produtos ou para corrigir erros. Ao produzir com mais qualidade, os times poupam tempo, e conseguem aumentar a eficiência operacional de seus processos. Muitas vezes isso traz redução de custos ou mesmo mais satisfação para os colaboradores envolvidos.

Quando utilizar a metodologia Six Sigma?

Se o processo for de importância estratégica para o negócio e para que ele se mantenha competitivo, é uma boa ideia investir no Six Sigma. Ao contrário de outros métodos de otimização, como Kaizen, o Six Sigma leva a inovações mais rápidas e significativas. Por outro lado, requer mais envolvimento do time e esforço para que se mostrem eficazes.

Vale frisar que a aplicação dos ciclos do Six Sigma deve ser permanente, trazendo benefícios cada vez maiores e inaugurando um paradigma de melhoria contínua na empresa.

Identificação de processos ineficientes

Você pode seguir uma série de boas práticas para identificar processos ineficientes, onde o Six Sigma tem o potencial de fazer a diferença. Estas são algumas delas:

• Olhe para os números: você pode identificar problemas a partir das métricas de performance dos processos. Por exemplo: se houve uma alta de devoluções de produtos, ou um declínio nos resultados dos processos, ou mesmo uma disparidade constante entre objetivos pretendidos e resultados atingidos.
• Considere a experiência de clientes e stakeholders: o NPS e a avaliação dos clientes – e mesmo a fidelidade deles, pode dizer muito sobre as deficiências dos processos a partir de suas entregas finais. Nesse sentido, você pode ir além e ouvir clientes internos e externos. Clientes internos, por exemplo, podem ter considerações importantes sobre o grau de visibilidade de solicitações e o seu pleno atendimento, enquanto clientes externos olham majoritariamente para a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos. 
• Peça o feedback de colaboradores: colaboradores diretamente envolvidos no processo são uma boa fonte de feedback sobre o que funciona ou não, sobre bloqueios no processo, etapas a menos ou sobre má distribuição de tarefas que ocasionam erros nas entregas.

Fases do projeto onde o Six Sigma é mais eficaz

É importante que o Six Sigma seja aplicado ao longo de todo o projeto ou processo – a abordagem é holística, e não compartimentada por fases. Cada fase tem um papel crucial na identificação e resolução de problemas para que melhorias significativas sejam implementadas.   

Métodos e etapas do Six Sigma

Os métodos DMAIC e DMADV são usados dentro do Six Sigma para garantir a qualidade e a melhoria contínua dos processos e produtos dentro de uma organização. Saiba um pouco mais sobre cada um deles a seguir:

DMAIC

O DMAIC serve para aprimorar processos de negócios existentes que não estão atendendo às expectativas ou precisam de melhorias. Como já citamos, trata-se de um acrônimo que representa cinco etapas principais:

• Definir (do inglês Define): nesta etapa, o objetivo é identificar o problema e definir claramente os objetivos do projeto de melhoria. A equipe deve entender as expectativas dos clientes e stakeholders, estabelecendo um escopo de trabalho claro. Ferramentas comuns nessa fase incluem a matriz SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) e a carta do projeto.
• Medir (do inglês Measure): nessa fase é preciso coletar dados relevantes sobre o processo atual para entender sua performance. Isso envolve a identificação das métricas de desempenho mais relevantes e a extração dos dados baseados nessas métricas. Ferramentas como diagramas de causa e efeito, histogramas e gráficos de controle são frequentemente utilizadas.
• Analisar (Analyze): é a fase em que os dados coletados são analisados para identificar as causas dos problemas. Essa análise pode incluir a identificação de variações e defeitos no processo, além de técnicas estatísticas para entender as relações de causa e efeito. Ferramentas comuns incluem análise de regressão, análise de Pareto e análise de falhas.
• Melhorar (Improve): com base nas análises, são desenvolvidas e implementadas soluções para eliminar as causas dos problemas. A equipe de projeto deve buscar saídas criativas e práticas, testá-las e validar sua eficácia. Brainstorming, análise de experimentos e pilotagem são práticas muito usadas nesta fase.
• Controlar (Control): a última etapa tenta garantir que as melhorias sejam sustentáveis ao longo do tempo. Isso inclui o estabelecimento de padrões e procedimentos, monitoramento contínuo do processo e ajuste conforme necessário. Ferramentas como gráficos e planos de controle são úteis para verificar a estabilidade do processo.

DMADV

O DMADV é um método utilizado no Six Sigma para o desenvolvimento de novos processos ou produtos, ou para redesenhar radicalmente processos existentes que não atendem às necessidades do cliente. O DMADV é um acrônimo que representa cinco etapas principais:

Definir (Define): da mesma forma que no DMAIC, essa fase envolve a definição dos objetivos do projeto, compreendendo as necessidades dos clientes e stakeholders, e estabelecendo o escopo e os requisitos necessários.

Medir (Measure): nessa etapa, as especificações críticas para a qualidade são identificadas e medidas. Isso envolve a identificação de requisitos críticos e a tradução dessas necessidades em especificações mensuráveis. Ferramentas como a análise de Kano (que classifica as preferências do cliente) e a matriz QFD (Quality Function Deployment, que converte exigências dos clientes em características de qualidade para o produto) são empregadas para capturar as expectativas dos clientes.

Analisar (Analyze): a fase de análise envolve a geração e avaliação de várias alternativas de design. A equipe deve analisar e comparar diferentes opções para garantir que o design proposto atenderá às necessidades dos clientes e aos requisitos do projeto. Ferramentas como a análise FMEA (Failure Modes and Effects Analysis, abordagem pró-ativa para identificar riscos de falhas) são usadas para identificar e mitigar riscos.

Desenhar (Design): nessa etapa, o design detalhado do novo processo ou produto é desenvolvido. Isso inclui a criação de protótipos, testes e de iteração para garantir que o design atenda às especificações e expectativas. Ferramentas de design, como fluxogramas e simulações, são frequentemente utilizadas.

Verificar (Verify): finalmente é hora de validar o design para garantir que ele funciona conforme esperado e atende às necessidades dos clientes. Isso pode incluir testes de performance, validação de processos e implementação piloto. Uma vez que o design é aprovado, ele pode ser implementado em larga escala.

Six Sigma x outras metodologias

Você provavelmente deve estar se perguntando por que implementar o Six Sigma em vez de outros métodos de otimização de processos. A seguir, vamos mostrar como essa abordagem se compara com outras populares no mercado: Kaizen e Melhoria Contínua.

Six Sigma vs. Kaizen

O método Kaizen baseia-se na ideia de que fazer pequenas mudanças positivas contínuas pode levar a melhorias significativas. Existem várias abordagens e ferramentas usadas para implementar o Kaizen. Por exemplo, você pode criar mapeamento de fluxo de valor (VSM) para documentar, revisar e melhorar vários fluxos de trabalho que produzem serviços e produtos.

Já o Six Sigma foca em eliminar defeitos e ineficiências nos fluxos de trabalho de negócios. Ele divide cada processo em componentes e depois usa estatísticas para encontrar falhas e áreas que podem estar gerando desperdícios. O objetivo do Six Sigma é encontrar uma maneira de produzir resultados mais consistentes e confiáveis.

Se você busca melhorias para toda a empresa ou para um departamento inteiro, o Kaizen pode ser o caminho a seguir. Ele permite mais flexibilidade, não requer uma metodologia estatística rígida ou padrões mais técnicos. A perfeição não é o objetivo final, e sim as melhorias graduais. O Kaizen enfatiza o envolvimento de todos na realização dessas melhorias.

Para projetos que envolvem lidar com defeitos de produtos, o Six Sigma pode ser a melhor abordagem. Ele procura eliminar erros que interferem na entrega do produto final. Além disso, o Six Sigma melhora a relação com os clientes, colocando a resolução dos seus problemas como uma prioridade máxima. A metodologia também busca reduzir a complexidade dos fluxos de trabalho, para criar soluções mais viáveis e sustentáveis.

Six Sigma vs. Melhoria Contínua

A diferença entre Six Sigma e Melhoria Contínua, por outro lado, reside no grau de especialização e estruturação das abordagens.  O Six Sigma foca na redução de defeitos e variabilidade nos processos, buscando alcançar uma qualidade quase perfeita. Para isso, usa metodologias estruturadas e baseadas em dados, como DMAIC e DMADV já descritos aqui. 

Essas metodologias são rigorosas e exigem uma análise estatística detalhada – há processos formais de certificação em Six Sigma, por exemplo.

Já a Melhoria Contínua busca aprimorar permanentemente todos os aspectos de uma organização, desde a eficiência operacional até a satisfação do cliente. Não tem um objetivo específico em relação à eliminação de defeitos, mas sim uma busca constante por melhorias. Normalmente, envolve uma abordagem mais flexível e menos estruturada, utilizando princípios como o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) ou práticas do Kaizen.

KPI’s para mensurar a metodologia Six Sigma

KPIs são importantes para acompanhar quão eficaz é o uso do Six Sigma na sua empresa. Listamos aqui os mais usados para aferir o sucesso da metodologia:

Defeitos por Unidade (DPU)

O DPU é a métrica que calcula o número médio de defeitos em uma única unidade de produção. É calculado dividindo o total de defeitos pelo número total de unidades produzidas, da seguinte forma:

DPU: Total de defeitos/Total de unidades produzidas

Esse KPI ajuda a identificar a frequência com que os defeitos ocorrem nos processos. No contexto do Six Sigma, a meta é reduzir o DPU ao mínimo possível, o que reflete um processo de alta qualidade e menor variabilidade.

Taxa de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DPMO)

A taxa de DPMO calcula a incidência de defeitos em um milhão de oportunidades para defeitos. Uma oportunidade é qualquer parte de uma unidade onde um defeito pode ocorrer.

DMPO = (Total de defeitos/total de oportunidades) x 1.000.000

Esse número fornece uma visão padronizada da qualidade, independentemente do número de unidades produzidas ou das oportunidades de defeito. Na metodologia Six Sigma, o objetivo é alcançar um DPMO de 3,4 ou menos, que corresponde ao nível Seis Sigma de qualidade.

COPQ (Cost of Poor Quality)

O COPQ é o custo associado à produção de produtos ou serviços que não atendem aos padrões de qualidade. Isso inclui custos de retrabalho, devoluções de clientes, perda de oportunidades de venda e outras despesas relacionadas a defeitos. 

O Six Sigma visa reduzir o COPQ, melhorando a qualidade dos processos e produtos. Ao identificar e eliminar as causas dos defeitos e variabilidade, uma empresa pode reduzir os custos causados por má qualidade e, consequentemente, aumentar a eficiência e a lucratividade.

Como implementar o Six Sigma na sua empresa?

Implementar o Six Sigma requer o cumprimento de uma série de etapas de planejamento, aprendizado, ações corretivas e acompanhamento de números. Vamos, resumidamente, abordar cada uma delas:

Preparação e planejamento

A implementação começa com essas duas etapas, fundamentais para garantir que a metodologia seja adotada de maneira eficaz e sustentável.

1. Compromisso da liderança: o primeiro passo é garantir o comprometimento da alta gestão. A implementação do Six Sigma requer suporte e recursos significativos, e sem o apoio da liderança, pode falhar.
2. Avaliação inicial: mapeie os processos atuais para identificar áreas que necessitam de melhorias. Isso ajuda a definir onde o Six Sigma pode ter o maior impacto.
3. Definição de objetivos: defina metas claras e mensuráveis para a implementação do Six Sigma. Esses objetivos devem estar alinhados com a estratégia da empresa e focar na melhoria da qualidade e na redução de defeitos.
4. Formação da equipe: crie uma equipe de implementação com profissionais de diferentes áreas. Esse time será responsável por liderar a iniciativa Six Sigma e garantir que os objetivos sejam alcançados.
5. Planejamento detalhado: desenvolva um plano de projeto detalhado que inclua cronogramas, metas e marcos importantes. Esse documento deve ser revisitado periodicamente e ajustado para garantir o sucesso da implementação.

Formação profissional e certificação

A certificação de todos os profissionais envolvidos na implementação e planejamento do Six Sigma é uma etapa obrigatória. Treinar a equipe garante que todos compreendam as ferramentas e técnicas necessárias para aplicar a metodologia corretamente.

1. Certificação em Six Sigma: ofereça programas de treinamento para diferentes níveis de certificação, como Yellow Belt, Green Belt, Black Belt e Master Black Belt. Cada nível requer um conjunto específico de habilidades e conhecimentos.
2. Escolha de treinadores: selecione instituições experientes e certificadas, que possam fornecer uma formação de alta qualidade e virar pontos de contato no futuro. Consultorias externas ou institutos de treinamento especializados podem ser boas opções.
3. Capacitação contínua: incentive a capacitação contínua através de workshops, seminários e treinamentos práticos. Mantenha a equipe atualizada com as melhores práticas depois da fase de implementação.

Execução do DMAIC

A execução do DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar) é o núcleo da metodologia Six Sigma. A abordagem ajuda a identificar problemas, analisar causas raízes e implementar soluções eficazes.

1. Definir: identifique o problema a ser resolvido, estabeleça o escopo do projeto e defina os objetivos específicos. Ferramentas como a matriz SIPOC podem ajudar a mapear o processo.
2. Medir: recolha dados relevantes para medir o desempenho atual do processo. Identifique as métricas e KPIs para análise, e use ferramentas estatísticas para garantir a precisão dos dados.
3. Analisar: estude os dados coletados para identificar as raízes dos problemas. Use técnicas como Diagrama de Pareto ou Diagramas de Ishikawa para encontrar as principais variáveis que impactam o processo.
4. Melhorar: desenvolva e implemente soluções. Teste-as primeiro em pequena escala e, após validação, implemente-as em processos maiores ou em todo o processo.
5. Controlar: estabeleça controles para garantir que as melhorias sejam sustentáveis ao longo do tempo. Utilize gráficos e auditorias regulares para monitorar o processo e fazer ajustes quando for necessário.

Exemplos de Six Sigma

Muitas empresas se beneficiam da metodologia Six Sigma para aumentar seu faturamento, aumentar a satisfação de clientes ou otimizar o tempo gasto em processos. Frequentemente isso se reflete em resultados financeiros. Vamos falar a seguir de algumas empresas globais que adotam essa abordagem de melhoria.

Abbott

A Abbott é uma das muitas empresas farmacêuticas e de saúde que se apoiam no Lean Six Sigma para minimizar variações, bem como melhorar processos de fabricação e qualidade. “As métricas do Six Sigma têm se mostrado uma ferramenta poderosa que permite aos laboratórios avaliar objetivamente e quantitativamente o desempenho dos seus testes e instrumentos. O Six Sigma da Abbott pode ajudar a reduzir os custos associados a reagentes, suprimentos, material de controle, mão-de-obra e investigações de falhas de controle de qualidade”, afirma a empresa em seu site oficial. 

Whirlpool

A multinacional de eletrodomésticos, que agrega marcas como Brastemp e Consul, é conhecida por utilizar o Six Sigma. Em 2012, a empresa desenvolveu no Brasil um projeto que altera o processo de verificação de testes realizados na área de Fabricação de Peças e Evaporadores graças à aplicação do método. Assim, conseguiu identificar vazamentos de gás do sistema de refrigeração, evitando que peças com defeito chegassem à linha de montagem. 

O projeto foi pensado para gerar melhorias ambientais, como a redução do consumo de água e a captação do gás do compressor. Graças a ele, a companhia atingiu uma economia de 48 mil litros de água todos os meses.

É frequente que a empresa participe de eventos de qualificação em Six Sigma. No seu site oficial há uma área dedicada exclusivamente ao treinamento dentro da metodologia. 

Amazon

Outra adepta ilustre do Six Sigma é a Amazon, que de modo geral, baseia seu funcionamento em modelos Lean. 

“Desde o dia em que criou a Amazon, Jeff Bezos tem focado totalmente no cliente. Ele sabia que os clientes não pagariam pelo desperdício – e que o foco na prevenção de desperdícios é um conceito fundamental do Lean”, afirma Marc Onetto, consultor sênior da Amazon.com, em artigo para a consultoria McKinsey. 

Passando de livraria a e-commerce de qualquer item, a Amazon precisou se reinventar, mas fez isso seguindo o preceito Lean do que chamam de “autonomação”: manter os humanos para trabalhos complexos e de alto valor e usar máquinas para apoiar essas tarefas. 

Da perspectiva do Six Sigma, todos os humanos são considerados aproximadamente no nível Três Sigma, o que significa que eles executam uma tarefa com cerca de 93% de precisão e 7% de defeitos.

A abordagem da Amazon, segundo Onetto, ajuda os seres humanos a realizar tarefas de maneira segura e sem defeitos, automatizando apenas as etapas básicas, repetitivas e de baixo valor de um processo. 

“Quando as equipes da Amazon se deparam com uma surpresa ou um problema desconcertante com os dados, elas são incansáveis ​​até descobrirem a causa raiz”, afirmam os ex-executivos da Amazon que lançaram em 2021 o livro Working Backwards: Insights, Stories and Secrets from Inside Amazon, com bastidores da expansão da empresa. 

Torne sua gestão de processos mais eficiente

Como vimos ao longo deste artigo, muitas empresas buscam a automação para evitar erros humanos em processos e otimizar a eficácia do método Six Sigma, aumentando a qualidade de produtos e serviços. 

Uma forma rápida de fazer isso com os menores custos possíveis é recorrer ao Pipefy – uma plataforma que consegue automatizar seus processos sem código e com mais precisão e rapidez, graças às suas funcionalidades de inteligência artificial e à sua interface intuitiva como poucas ferramentas no mercado.

Aproveite a implementação duas vezes mais ágil do Pipefy para automatizar qualquer processo de serviço da sua empresa, centralizando informações, definindo etapas e regras de negócios e coletando informações mais detalhadas com formulários editáveis. 

Peça a IA do Pipefy para realizar tarefas por você – como extrair informações de documentos, melhorar textos, resumir o andamento de processos e muito mais. Você também pode identificar problemas e melhorar seu processo mais rápido com insights de alto nível, extraídos em minutos. Basta conversar com a nossa IA, direto no chat.

Se ainda não tiver pronto para uma demonstração, você pode explorar mais recursos da nossa plataforma aqui. 

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Você já se perguntou por quantas etapas qualquer objeto passa antes de adquirir a forma final que você vê? Uma cadeira de madeira, por exemplo, em algum momento já foi o tronco de uma árvore. Um tecido pode ter sido sintetizado, e os alimentos ultraprocessados, como balas e chocolates, envolvem tantas etapas que é até difícil elencá-las.

Tudo o que nos rodeia teve que passar por algum tipo de processo antes de chegar até nós. Toda empresa tem muito trabalho invisível por trás dos resultados que chegam até os clientes.

Esses processos geralmente permanecem em segundo plano, mas têm impacto direto no lead time (tempo de conclusão) e no cycle time (velocidade de desenvolvimento em projetos). Eles influenciam pontos-chave como qualidade, preço e lucratividade. 

Ao acompanhar os processos de back-office, é possível encontrar várias oportunidades de melhoria. E você pode identificar essas oportunidades com o mapeamento do fluxo de valor ou value stream mapping (VSM). Quer saber como? Detalhamos tudo neste artigo. 

O que é mapeamento de fluxo de valor (VSM)?

O mapeamento do fluxo de valor ou value stream mapping é um método usado por várias empresas que buscam melhorar seus resultados com planejamento estratégico. Existem diversas práticas que ajudam os times a otimizar resultados, mas nenhuma delas é tão eficaz quanto o Lean. O VSM é um dos pilares do modelo de gestão Lean Manufacturing.

A primeira versão do value stream mapping foi desenvolvida dentro do Sistema Toyota de Produção, na década de 1940, e só mais tarde se transformou na ferramenta que conhecemos hoje. As primeiras versões de VSMs eram bastante complexas e orientadas para a indústria (e ainda hoje o método é muito popular em fábricas). Você pode ver um exemplo de VSM em uma fábrica tradicional abaixo na ilustração alguns parágrafos abaixo.

O termo VSM só se popularizou na década de 90 por diferentes profissionais e estudiosos como James Womack e Daniel Jones, com o livro Lean Thinking. Até então, a maior parte dos conceitos Lean estavam restritos às fábricas de produção em massa. Felizmente, as coisas mudaram quando o Lean e o VSM se tornaram conhecidos em outros setores que procuram aperfeiçoar processos e negócios.

Por que fazer mapeamento de fluxo de valor?

O objetivo do value stream mapping é maximizar o valor para os clientes e para o negócio. O mapeamento do fluxo de valor apoia estes esforços, identificando desperdícios e ineficiências e ajudando os gestores de processos a resolvê-los. 

O mapeamento ajuda as empresas a permanecer competitivas ao otimizar a gestão dos seus recursos e ao desbloquear mais valor para os seus clientes.

Quais são os benefícios do VSM?

Um fluxo de valor é composto de cada etapa necessária para levar a demanda dos estágios iniciais do processo até os finais, e um mapa do fluxo de valor exibe todas as etapas necessárias. As duas principais maneiras pelas quais o VSM melhora todos os tipos de processos são:

Ajuda a entregar valor ao cliente

Quer os clientes sejam externos ou internos (como num departamento de RH, onde os clientes são os outros colaboradores), a experiência deles deve ser sempre o foco. O mapeamento do fluxo de valor ajuda a construir processos mais centrados nos clientes.

Serve como um guia de melhoria de processos

Com o panorama geral dos processos totalmente traçado, fica mais fácil identificar oportunidades de melhoria ou processos que não estão produzindo o resultado desejado.

O VSM é uma bússola que ajuda você a visualizar e orientar suas ações ao longo de qualquer processo de desenvolvimento. Através dele você poderá:

• Ver o fluxo de toda a sua cadeia de produção;
• Identificar desperdícios e suas causas;
• Criar um plano de melhoria;
• Tornar as decisões dos fluxos mais visíveis para toda a equipe;
• Definir quais ações serão tomadas para atingir os objetivos.

Estados atual e futuro

É fundamental ter uma visão holística do seu fluxo de trabalho para que ele possa evoluir. O objetivo desse esforço é melhorar tudo o que pode ser melhorado – não apenas fases isoladas do processo. É por isso que no final do VSM você sempre terá dois cenários: um representando o estado atual e outro representando o estado futuro.

O estado atual é como funciona o seu fluxo de valor agora, e o estado futuro é a meta a ser alcançada. O estado futuro é construído identificando os desperdícios do estado atual e reduzindo-os ao máximo. Observe que essa é uma lógica cíclica: sempre que você atinge seu estado futuro, ele se torna seu estado atual, então sempre há espaço para mais melhorias.

Exemplo de mapa de fluxo de valor

Todos esses quadros, símbolos e setas representam ações, interações, pessoas e períodos específicos necessários para entregar um serviço ou produto ao cliente. Este modelo é só uma referência visual. Embora este seja um exemplo de VSM clássico, a maioria dos mercados (principalmente o de serviços) tem VSMs que parecem um pouco mais simples.

Elementos de um mapa de fluxo de valor

Antes de começar a projetar um VSM, você precisa identificar todos os elementos que compõem um mapa de fluxo de valor.

Fluxo de informações

É composto por dados relevantes para o desenvolvimento do processo, como detalhes das atividades, nome do responsável por cada tarefa e recursos necessários para concluir as tarefas.

Fluxo de processo

Uma representação visual da sequência do processo. Cada tarefa ou atividade no processo deve ser identificada, assim como a sua direção ou roteamento.

Lead time

A quantidade de tempo que se leva para concluir a produção. Isso inclui o tempo que as tarefas ficam ociosas ou em espera.

Cycle time

É o tempo necessário para concluir uma tarefa, mas só o tempo de execução da tarefa, não é contado qualquer período em que ela esteja em espera.

Coeficiente de aproveitamento 

A proporção de vezes em que o resultado do processo é bem-sucedido, não exigindo retrabalho.

Takt time

Embora não seja mostrado no diagrama, outro componente do VSM é o takt time. Trata-se da operação de divisão do tempo total que o processo requer dividido pela demanda do cliente. Por exemplo, para alguém que trabalha seis horas por dia em um call center e atende cerca de 180 ligações diariamente, o Takt Time seria de dois minutos por ligação.

O takt time é relativamente fácil de calcular em um processo padronizado. As coisas mudam, no entanto, quando falamos de processos não estruturados, ou que não seguem um padrão consistente. Nesses casos, você não será capaz de calcular uma medida confiável do takt time.

Como criar um mapa de fluxo de valor para o estado atual

Agora que você está familiarizado com seus componentes, vamos aprender como construir seu VSM. Tenha em mente que à medida que construímos o VSM, estamos falando sobre o estado atual. Neste estado, gargalos e desperdícios devem ser destacados e eliminados.

Caso sinta necessidade, é possível fazer um Gemba Walk (uma espécie de trabalho de campo, onde você acessa o local ou os times envolvidos no trabalho) para discutir com todos os envolvidos no processo. 

Dessa forma você poderá entender melhor todo o processo para depois colocá-lo no VSM. Qualquer VSM é uma ferramenta colaborativa, na qual funcionários de diferentes níveis hierárquicos podem se envolver, ajudando assim a construir a versão mais precisa.

Para construir seu VSM de estado atual de ponta a ponta do zero, siga este caminho de seis etapas:

Passo 1: Selecione o processo a ser mapeado

Vamos supor que estamos analisando o processo de compras de uma empresa chamada ACME. Observe que o processo se aplica apenas a compras acima de R$ 5.000. 

Para manter os requisitos de segurança e conformidade, o processo deve incluir as seguintes etapas:

• O funcionário usa um modelo de Excel para preencher a solicitação de pedido de compra.
• O funcionário envia a solicitação por email ao gerente financeiro, que verifica o orçamento.
• O líder da equipe analisa a solicitação por email, assim como o gestor da área.
• O gerente geral analisa a solicitação para depois encaminhá-la ao analista de compras.
• O analista insere a solicitação no sistema ERP para o gerente de compras.
• O gerente de compras finalmente aprova a solicitação por meio do sistema ERP.
• O pedido de compras é finalmente enviado ao fornecedor e o processo é finalizado.

Passo 2: Designe quem é responsável por cada tarefa

Com essas informações, podemos identificar quem está envolvido nesse processo: o funcionário, o gestor financeiro, o líder da equipe, o gerente de área, o gerente geral, o analista de compras, o gerente de compras e o fornecedor.

Essa etapa trata do processo de dividir as tarefas entre as pessoas envolvidas. Isso pode incluir uma comunicação verbal, por email, com aplicativos etc. 

Com base nas informações da Etapa 1, são usados um modelo em Excel, emails e um sistema ERP. Houve alguma comunicação e colaboração na Etapa 1, mas não ficou claro como isso ocorreu. Para detalhes como esse, é importante conversar com as pessoas envolvidas.

Passo 4: Calcule métricas

Essa etapa inclui informações como lead time, cycle time e coeficiente de aproveitamento.  Ou seja, as métricas essenciais para analisar futuras oportunidades de melhoria. 

O objetivo é detalhar todo o fluxo do processo, permitindo que gargalos e desperdícios sejam identificados mais facilmente.

Passo 5: Esboce o fluxo de valor (aponte todas as etapas em colunas)

É hora de anotar todas as informações das etapas 1 a 4. Seguindo a estrutura VSM que apresentamos anteriormente, veja como o estado atual seria desenhado:

Passo 6: Analise

Após a conclusão do MFV, é importante refletir e avaliar se ele funciona. Não tenha medo de redesenhar se necessário e de conversar com as pessoas envolvidas no processo até chegar a uma representação mais precisa dele. 

Este modelo VSM pode ser aplicado em múltiplos cenários. Este não é e não deve ser o único modelo que você pode usar, e é possível adaptá-lo de acordo com as suas necessidades. Além disso, muitos VSMs incluem fluxos de dados e materiais, enquanto outros mapeiam só o fluxo de dados (principalmente os de escritório). Assim que o estado atual estiver pronto, é hora de projetar o estado futuro.

Como criar um mapa de fluxo de valor para o estado futuro

O estado futuro é o estado que você deseja alcançar de acordo com os dados coletados do estado atual. Para garantir uma projeção viável, é recomendável examinar o fluxo de valor com minúcia, diagnosticando áreas de desperdício, excesso de ações e gargalos que podem não ser tão fáceis de identificar.

Passo 1: Esboce o que precisa ser melhorado

Para te ajudar, siga esse passo a passo:

• Qual é o problema fundamental que precisa ser resolvido?
• Quais gargalos bloqueiam ou atrasam o fluxo do processo?
• Quais fases do processo têm baixo coeficiente de aproveitamento? Por quê?
• Quais processos têm lead times excessivamente longos? Por quê?
• É possível encontrar fases ou atividades redundantes?
• As ferramentas tecnológicas estão sendo usadas da melhor forma possível?
• É necessário ajustar políticas internas?
• Os colaboradores estão desempenhando suas tarefas da melhor forma possível?

Os conceitos e práticas Lean podem ajudar você a responder essas perguntas de uma maneira mais fácil. 

Técnicas como os 5 Porquês (que consiste em questionar a si mesmo e à sua equipe cinco vezes até chegar à causa raiz de um problema) e conceitos como Jidoka (um método Lean de identificar e resolver rapidamente a causa de defeitos de produtos) fornecem abordagens para resolver problemas. O VSM funciona melhor se alinhado à metodologia Lean.

Passo 2: Detalhe como as pessoas usam ferramentas e recursos para completar o processo

Voltando ao exemplo da ACME: uma vez estudado o VSM do estado atual do processo, ficou evidente que muitas mudanças eram necessárias. Havia pessoas demais incluídas, além do excesso de burocracia e da falta de um sistema melhor e integrado para conectar cada etapa.

O fluxo estava se acumulando em vários lugares devido ao processo longo e excessivamente complexo para adquirir o item comprado. O gerente geral tinha 16 solicitações esperando por aprovação, enquanto o gerente de compras frequentemente tinha mais de 42 solicitações para revisar. Ambos eram gargalos porque não conseguiam lidar com o volume de solicitações por dia.

As planilhas de Excel também preocupavam, pois não eram à prova de erros e nem eficientes devido à falta de clareza. No geral, o processo inteiro era muito longo e desnecessariamente burocrático. 

Passo 3: Mapeie o estado futuro

Com tudo isso em mente, eles projetaram o VSM do estado futuro. Confira alguns dos benefícios alcançados com o value stream mapping:

• O processo envolve menos colaboradores, só aqueles que realmente importam.
  
• Com apenas quatro fases, as etapas foram cortadas para que o processo fosse mais rápido.
  
• As planilhas e emails que se acumulavam foram substituídos por um sistema.
  
• A ACME começou a usar o Pipefy para conectar e centralizar solicitações.

O impacto do Pipefy

O Pipefy possui recursos que aumentam o coeficiente de aproveitamento. As solicitações passaram a ser preenchidas com mais facilidade por clientes, dentro da plataforma, permitindo que qualquer pessoa veja em qual estágio cada uma se encontra. Além disso, todos os colaboradores passaram a receber notificações por email quando as solicitações demoravam mais de um dia para seguir rumo à próxima etapa. 

Confira as métricas que melhoraram:

• O número de pessoas envolvidas no processo caiu de oito para quatro.
• O lead time foi reduzido de 9 dias para 2,5 dias.
• O cycle time também teve uma diminuição significativa, de 120 minutos para 55 minutos.
• O coeficiente de aproveitamento passou de 0,5% para 89% (um sucesso extraordinário).

A grande conquista do VSM foi o coeficiente de aproveitamento, que passou de 0,5% para 89% com a ajuda do Pipefy, a substituição das planilhas e a redução do número de pessoas envolvidas no processo. Além disso, o estado futuro mostra que a fila de solicitações para revisão do gerente de compras e do comprador não passa de dois pedidos. 

Por que a melhoria contínua é importante

Uma vez definido o estado futuro, é hora de mudar. O primeiro passo é criar um plano de ação para implementar todos os ajustes mapeados no processo. A maneira mais fácil de fazer isso é dividir o estado futuro em partes menores e melhorar um segmento por vez.

As mudanças são promovidas fase a fase e podem demorar um pouco de acordo com o processo que você mapeou. Mas sem ansiedade: quando tudo estiver atualizado e simplificado, você terá a melhor versão do processo (pelo menos naquele momento). 

No entanto, o ciclo de melhoria não termina. É um esforço contínuo, que deve ser parte da cultura da empresa. Começa uma longa jornada de melhoria contínua ou, em termos Lean, de Kaizen. Portanto, quando você atingir seu estado futuro, ele automaticamente se tornará seu estado atual.

Pergunte-se sempre: é possível entregar mais valor de uma maneira melhor? Temos certeza que a resposta é “sim” na maioria das vezes.

Métodos Lean como o VSM ajudam você e sua organização a alcançar um estado de equilíbrio que transforma a forma como toda a sua operação funciona, buscando constantemente a otimização das operações.

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Esse artigo mostra como o método PPT pode transformar uma empresa, trazendo estratégias para implementação e casos de uso na prática.

Definição do framework PPT

O framework PPT auxilia empresas na construção de estratégias para que pessoas, processos e tecnologia apoiem uns aos outros durante um processo de mudança, seja operacional, estrutural ou de mercado. O método é baseado na ideia de que esses três elementos devem funcionar em conjunto para mitigar riscos das transições e promover uma gestão de mudanças eficiente.

Se um dos elementos está com problemas ou não contribui propriamente para os objetivos da empresa, a eficiência geral da organização pode ser comprometida. Por isso, o PPT é usado para criar sinergia entre os três princípios.

Essa estrutura é mais frequentemente aplicada à gestão de mudanças e de projetos, mas também pode servir como ponto de partida para outros aspectos dos negócios, incluindo gestão de riscos, definição de metas e desenvolvimento de estratégias.

Origens e evolução do framework PPT

O psicólogo americano Harold Leavitt projetou um modelo para ilustrar as relações entre fatores organizacionais críticos durante a década de 1960. Ele o chamou de “Diamante de Leavitt” devido aos seus quatro componentes interdependentes: tarefas, pessoas, estrutura e tecnologia.

Tarefas são as atividades que uma empresa deve executar rotineiramente. Os líderes devem promover atitudes que ajudarão seus colaboradores a ter sucesso. A estrutura da empresa permite que suas equipes dividam as responsabilidades e, ao mesmo tempo, trabalhem juntas. A tecnologia, por sua vez, ajuda as organizações a desempenhar funções essenciais com mais eficiência.

Leavitt iniciou uma abordagem sistemática para a mudança nos negócios com base na relação entre fatores organizacionais. No entanto, a expressão “Pessoas, Processos e Tecnologia” só se tornou comum na década de 1990, quando o tecnólogo Bruce Schneier descreveu a inter-relação destes três componentes organizacionais.

Naquela época, a segurança da TI estava amplamente focada na tecnologia, então Schneier tentou promover a importância das pessoas e dos processos nessa estrutura. Ele também discutiu a necessidade do PPT para gerenciar uma infraestrutura de TI em rápida evolução, com segurança.

As aplicações exatas e a terminologia mudaram desde então, mas a mensagem geral do PPT sempre foi que uma mudança não ocorre de forma isolada – ela afeta uma organização de muitas maneiras.

Componentes do PPT

Os princípios fundamentais da estrutura PPT servem como modelo para enfrentar desafios operacionais. Cada elemento desempenha um papel distinto e crítico nesse processo.

Pessoas

No contexto do PPT, as pessoas são os indivíduos de uma empresa que contribuem para a conclusão de um projeto. Isso inclui colaboradores que executam tarefas e líderes que tomam decisões e estabelecem metas. Os stakeholders que conduzem as operações em direção aos objetivos também são pessoas do PPT.

Para construir uma equipe com os membros certos é preciso identificar todas as habilidades, conhecimentos, experiências e capacidades necessárias. Os colaboradores devem entender que objetivos precisam alcançar nas mudanças, o que muitas vezes exige que desenvolvam novos conhecimentos.

Aqui estão algumas etapas para ter sucesso nessa escolha:

• Construa uma cultura que acolha mudanças: gerentes de projeto devem compreender as motivações dos membros da sua equipe e usá-las para estabelecer expectativas realistas para um projeto de mudança. Esse processo envolve a comunicação das razões da modificação e das estratégias para identificar e superar os desafios antes que ocorram.
• Forneça treinamento adequado e outros tipos de apoio: membros da equipe muitas vezes precisam adquirir conhecimentos e habilidades. Isso pode incluir novas ferramentas para acelerar a adoção de mudanças.
• Gerencie o tempo e a energia do seu time: aloque os recursos da sua equipe adequadamente para evitar atrasos no projeto, sendo realista.

Processos

Thomas Davenport e Thomas Redman escreveram na Harvard Business Review que uma mudança organizacional duradoura exige que os membros repensem os seus processos do início ao fim. Eles precisam desenvolver novas formas de atender às necessidades dos clientes, estabelecendo conexões perfeitas entre suas atividades sem criar silos de comunicação e dados.

O princípio Processo do PPT permite esses avanços, fornecendo uma base para alinhar o pessoal de uma organização com sua cultura e a qualidade do trabalho que o projeto exige. O Processo ajuda a orientar as equipes nas etapas necessárias para concluir as tarefas. É importante observar que o PPT exige uma comunicação eficaz com todos os membros da equipe. Definir os processos necessários muitas vezes envolve começar do zero.

Os líderes do projeto também devem ser claros sobre suas expectativas, o que pode incluir o mapeamento de caminhos para que os indivíduos alcancem seus objetivos. Além disso, os líderes devem antecipar gargalos que podem levar ao não cumprimento de prazos.

Tecnologia

O componente Tecnologia do PPT inclui sistemas e ferramentas que apoiam uma empresa na execução dos processos de forma mais eficiente. A importância desse componente está aumentando devido aos avanços tecnológicos em todos os setores. Um estudo do Pipefy relata que 54% dos executivos entrevistados consideraram as mudanças tecnológicas as mais significativas em suas empresas.

Ferramentas de TI costumam ser grandes investimentos corporativos; um relatório da Gartner de 2024 prevê que os gastos globais com TI chegarão a US$ 5,06 trilhões em 2024. No entanto, mesmo os sistemas mais avançados não permitirão que uma empresa atinja as metas de negócios se não forem implantados adequadamente. 

A estrutura PPT promove o desenvolvimento de uma estratégia de TI baseada na avaliação, implementação e adoção, da seguinte forma:

• Avaliação. Essa etapa inclui a comunicação com as partes envolvidas para estabelecer os objetivos de negócios que um projeto precisa atingir. Ela consiste em uma análise de requisitos e capacidades que a ferramenta deve ter.

• Implementação. Um plano de implementação de software deve fornecer cronogramas, objetivos, ações e recursos necessários. A integração de novas tecnologias envolve o desenvolvimento de fluxos de trabalho para estabelecer as bases para o sucesso. Os usuários do PPT conseguem isso criando processos de captura de dados, automatizando tarefas manuais e coletando feedbacks.

• Adoção. A fase de adoção se concentra na criação de experiências positivas para o usuário. Os objetivos desta etapa incluem o aumento do uso da ferramenta pelos colaboradores e redução da fila de TI.

Implementando o framework PPT

A principal vantagem do framework Pessoas, Processos e Tecnologia sobre outros processos de gestão de mudanças é a sua flexibilidade. As empresas podem modificá-lo facilmente para superar os desafios no cumprimento das suas próprias metas. Confira algumas aplicações reais do PPT abaixo.

Otimização do desempenho dos funcionários e fluxo de trabalho

Fluxos de trabalho muitas vezes têm espaço para melhorias. Eles incluem uma série de requisitos e prioridades, com base nas responsabilidades e funções dos colaboradores que os utilizam. Um recurso que melhora um fluxo de trabalho não necessariamente fará o mesmo em outro. Assim, é importante personalizar cada workflow considerando como ele apoiará os objetivos daquele departamento.

Os usuários do PPT devem avaliar os fluxos de trabalho nas ferramentas usadas pela empresa. Por exemplo, algumas partes do fluxo de trabalho poderão ser reduzidas ou removidas. Além disso, os workflows devem ter documentação padronizada que os usuários possam consultar facilmente.

Promoção da adoção digital e melhores práticas

Colaboradores muitas vezes não conseguem adotar as melhores práticas para processos digitais. Essa resistência normalmente é resultado de um treinamento inadequado ou de uma adesão incompleta, mas é importante compreender os motivos pelos quais eles não mudaram seus fluxos de trabalho. A não adoção de ferramentas limita a produtividade e desperdiça recursos.

A próxima etapa é identificar as principais ações em um fluxo de trabalho e como fazê-las de forma correta. Os colaboradores devem ter acesso ao material de treinamento a todo momento. Ferramentas que otimizam e distribuem recursos de treinamento são outro meio de impulsionar a adoção de melhores práticas na execução de fluxos de trabalho.

Estímulo à inovação e agilidade organizacional

Não é incomum que as empresas tenham dificuldades com inovação, apesar da implementação de novos processos. Talvez seja preciso avaliar a cultura da sua organização para garantir que ela promova criatividade, motivação e produtividade. Novos conhecimentos e habilidades também podem ser necessários.

Uma solução para esse desafio é analisar os processos que compõem os esforços de inovação da sua equipe, incluindo brainstorming de ideias, comunicação e implementação. Gargalos como falta de suporte, testes inadequados e aprovações lentas podem atrasar a adoção de práticas inovadoras.

Outra opção é usar ferramentas que promovam a inovação. Isso inclui plataformas que agilizam tarefas como análise, comunicação, gestão do relacionamento com o cliente e gerenciamento de projetos. Disponibilize documentação e treinamento para que seu time esteja preparado para adotar novas tecnologias e aplicar a digitalização de maneira criativa e estratégica.

Superando obstáculos comuns na aplicação do framework PPT

Obstáculos comuns à implementação do framework PPT incluem a resistência dos colaboradores à mudança, falta de integração entre processos/sistemas e falta de cultura de inovação.

Resistência dos funcionários à mudança

A resistência dos funcionários à mudança é um dos desafios mais comuns na implementação de novos processos. Os usuários normalmente se sentem confortáveis ​​com os processos atuais, mesmo quando não estão completamente satisfeitos com os mesmos.

Motivar os funcionários a aprender novas maneiras de fazer as coisas requer que eles sejam envolvidos desde o primeiro momento. Isso inclui treinamento e comunicação dos benefícios da nova tecnologia.

Integração de processos diversos

A integração de novos softwares com sistemas existentes pode ser um desafio por vários motivos. Por exemplo, eles podem não ser totalmente compatíveis entre si, levando a atrasos e custos adicionais para fazer a integração.

Para superar esse problema, faça uma avaliação cuidadosa de compatibilidade da nova ferramenta com a estrutura atual da sua empresa.

Impulsionando a inovação

Impulsionar a integração e manter processos pode ser difícil dado o ritmo dos avanços tecnológicos. As disrupções digitais podem surgir rapidamente e tornar soluções rapidamente obsoletas. Por exemplo, os smartphones existem há apenas cerca de 20 anos, mas já são uma parte essencial das nossas vidas. 

Para impulsionar a inovação, as empresas precisam adotar metodologias de previsão mais ágeis, como colaboração entre equipes, planejamento de cenários e análise de tendências.

Estratégias para crescimento organizacional sustentável

As estratégias de transformação nas empresas muitas vezes se concentram em processos e tecnologia, ignorando o componente “pessoas”. Esse é um erro grave, que afeta a implementação e gestão das mudanças.

O envolvimento inicial das pessoas é essencial para a criação de uma cultura de melhoria contínua. Além disso, concentrar-se nos ganhos de curto prazo e não no longo prazo é outro erro quando se trata de alcançar o crescimento constante.

Lideranças podem identificar problemas de um projeto considerando as mudanças que precisam fazer. Por exemplo, um processo que não conclui tarefas com rapidez suficiente deve indicar a necessidade de um exame mais detalhado de tecnologia, especificamente para a possibilidade de automatizar tarefas.

Metas de eficiência não cumpridas às vezes apontam para a falta de escalabilidade dos processos. A falha na geração de valor pode indicar que os usuários não irão conseguir atingir os objetivos de inovação.

Também é importante garantir que uma empresa utilize sua tecnologia ao máximo. Uma análise cuidadosa pode revelar capacidades inexploradas na gestão da mudança. A cultura da empresa é outro fator a considerar, especialmente a forma como as mudanças e decisões são comunicadas.

A interação dos três componentes do PPT é um pré-requisito para a inovação. Em resumo, as pessoas fazem o trabalho, enquanto processos otimizam sua eficiência e tecnologia ajuda a automatizar atividades.

O cenário da gestão de mudanças

A rápida evolução das tecnologias significa que um equilíbrio igual dos três componentes do PPT pode não ser a abordagem mais eficaz para a gestão de mudanças. Os especialistas concordam que o PPT não está obsoleto, pois a mudança organizacional ainda envolve pessoas, processos e tecnologia.

No entanto, alguns especialistas sugerem hoje a adição de um componente de dados ao modelo PPT, dando-lhe uma estrutura de diamante como o Diamante de Leavitt original. Este modelo ajudaria organizações a definir o sucesso de forma quantitativa e a indicar melhor os passos necessários para alcançar esses resultados.

A solução de automação de processos de negócios (BPA) do Pipefy apoia o modelo PPT, fornecendo uma abordagem para que as empresas possam escalar suas operações de forma rápida e segura. A plataforma também se integra facilmente aos sistemas já usados pelas equipes, proporcionando uma operação centralizada e com boa experiência de usuário.

Pipefy é uma solução no-code com interface fácil de usar. Assim, reduzir erros, automatizar comunicações e eliminar tarefas manuais e repetitivas torna-se simples mesmo para times que não contam com desenvolvedores ou programadores.

Com formulários, relatórios, painéis e outras ferramentas de gestão, Pipefy permite que seu time acompanhe a performance de seus processos, colete feedbacks dos envolvidos e identifique oportunidades de melhoria com facilidade. Tudo isso sem demandar intervenções constantes do time de TI.

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Estabelecer uma boa gestão de tarefas pode transformar a forma como uma equipe trabalha, permitindo a melhor utilização do tempo e dos recursos disponíveis. Ao longo deste artigo, vamos explicar o que é gestão de tarefas, quais são os seus benefícios e mostrar como (e com a ajuda de quais softwares) você pode otimizar a gestão de tarefas no seu trabalho.

O que é gestão de tarefas?

A gestão de tarefas consiste em monitorar e administrar uma tarefa ou atividade durante todo o seu ciclo de vida. O gerenciamento de tarefas pode ajudar times e profissionais a atingir metas e objetivos, além de melhorar a execução. 

O planejamento de tarefas é parte da rotina para qualquer adulto. É preciso priorizar algumas tarefas, organizar o tempo para cada uma delas, perceber se duas tarefas podem ser executadas ao mesmo tempo ou não. 

Em uma equipe de trabalho, seja em processos ou projetos, o controle de tarefas exige habilidades organizacionais e pensamento estratégico. Aplicativos e softwares podem ajudar a colocar essas habilidades em prática, aumentando a visibilidade sobre o progresso das tarefas, registrando atividades e definindo pessoas responsáveis por cada parte da execução.

Qual é o papel do gestor na gestão de tarefas?

O gestor tem o papel de coordenar a execução das tarefas, definindo prioridades, responsáveis por cada tarefa, orçamentos e alocação de pessoas, verificando o status de cumprimento das atividades e identificando possíveis bloqueios à qualidade ou agilidade das entregas no time. 

Enquanto os analistas estão mais focados na execução em si – e em sua qualidade — o gestor é um organizador de tarefas. Precisa ter uma visão geral, entender quais são os talentos e aptidões dentro do time e quais entregas são as mais importantes, de modo que as tarefas que contribuam para ela sejam organizadas. 

Um gestor também pode identificar boas práticas, abordagens e, principalmente, ferramentas que ajudem a otimizar continuamente a execução das tarefas. Isso pode incluir diálogos com outros times e departamentos da empresa, quando for necessário, por exemplo, solicitar ao TI uma solução de tecnologia para um determinado gargalo ou ao Financeiro a possibilidade de contratar mais gente para a equipe. 

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de tarefas?

A tecnologia consegue aumentar a visibilidade e o controle da gestão de tarefas e – nos casos das ferramentas de automação de processos e inteligência artificial, ela pode assumir algumas tarefas que antes eram executadas manualmente, mais sujeitas a erros e imprecisões.

Quando um profissional de RH pede que o ChatGPT estruture uma descrição de vaga, ele poupa minutos ou até horas daquele profissional que seriam gastas com uma tarefa de baixa demanda intelectual e pouco criativa. E assim, esse profissional pode focar em outras tarefas, que talvez não sejam bem executadas pelo Chat – se você já pediu conselhos à IA sobre decisões de altíssimo nível ou pesquisas muito aprofundadas provavelmente sabe do que estamos falando. 

No caso da automação de processos, as tarefas são executadas por um software, a partir de comandos que identificam gatilhos e ações atreladas a eles. Na gestão de contratos, por exemplo, o simples fato de anexar um documento em determinada fase dentro da plataforma automaticamente envia o documento para a assinatura do cliente, em um email pré-escrito a partir de um template e das informações já inseridas sobre o contrato.

É por isso que mais e mais empresas estão automatizando tarefas por plataformas de automação ou com a IA – ou mesmo combinando ambas. De acordo com a McKinsey, o ritmo de transformação da força de trabalho deve acelerar, e metade das atividades de trabalho atuais poderiam ser automatizadas já entre 2030 e 2060, com um ponto médio em 2045 – cerca de uma década antes das estimativas anteriores.

Principais ferramentas de gestão de tarefas

O tamanho do mercado de softwares de gerenciamento de tarefas foi avaliado em US$ 2,2 bilhões em 2022, e deve atingir US$ 7,1 bilhões até 2032, com uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 13,90% durante o período. 

“A crescente demanda das empresas por gerenciamento e rastreamento centralizado de tarefas, sua necessidade de promover o trabalho em equipe e seu desejo de aproveitar ao máximo sua equipe são os principais impulsionadores que aumentam o crescimento do mercado”, ressalta o Market Research Future, responsável pelos dados.

Entre todas as ferramentas desse mercado de gestão de atividades e tarefas, listamos as mais confiáveis do mercado. 

Pipefy

Pipefy é uma ferramenta de gestão e automação de processos que permite também automatizar e gerir as tarefas desses processos, eliminando trabalho manual. A grande vantagem é que o Pipefy vai além apenas da organização de tarefas, e constrói processos com mais colaboração e visibilidade. 

A plataforma é uma das poucas do segmento que é de fato fácil de usar – os times de negócios criam até 85% dos seus fluxos de trabalho no software. Mas ao contrário das planilhas, emails e outras gambiarras, a TI pode manter a governança, conferir permissões e a própria performance dos processos. 

As tarefas podem ser gerenciadas dentro de um software altamente customizável, que você pode editar regras de negócio, criar e ajustar fases, automatizar tarefas em poucos cliques, designar responsáveis por cada tarefa, pedir aprovações a stakeholders, receber alertas de atrasos e muito mais. 

No Pipefy, cada tarefa ou atividade é representada por um card, semelhante a um post-it que se movimenta pelo quadro Kanban conforme as ações necessárias para que ela seja concluída são realizadas. Por ser muito flexível e fácil de personalizar, o Pipefy serve para qualquer equipe, com qualquer grau de complexidade em tarefas ou processos. 

Monday.com

A Monday é uma plataforma de gestão de tarefas e projetos de fácil navegação que agiliza a execução de trabalhos e melhora o grau de visibilidade. O software é muito adotado por gerentes de projetos e outras iniciativas. 

Um dos pontos mais conhecidos da plataforma é a facilidade de visualização do status de cada tarefa e seus responsáveis, que ficam assinalados de modo intuitivo na visualização de lista, principalmente (é possível monitorar processos ou o grau de andamento de projetos em outros modos de disposição, como Kanban, calendário, fluxo e dashboard).

Trello

O Trello é um software de gerenciamento de tarefas e projetos. A empresa por trás da plataforma foi fundada em 2011, mas foi comprada em 2017 pela Atlassian, a mesma organização responsável pelo Jira. O Trello não é especializado em uma área ou departamento. 

No Trello, os projetos são mostrados na forma de visualização Kanban. Tarefas são representadas por cartõezinhos coloridos semelhantes a post-its com informações, chamados de cards. Os cards avançam desde a primeira coluna da esquerda até a última da direita, e cada coluna vertical representa uma fase dentro do projeto. Essa metodologia é simples de compreender, fácil de visualizar e se adapta bem a muitos casos de uso diferentes.

A ferramenta, no entanto, não é destinada a quem quer automatizar tarefas e processos mais complexos.

Asana

O Asana é um programa de gestão de tarefas e projetos para equipes de pequeno e médio porte. Seu foco é na colaboração em projetos: cada time pode criar um projeto, depois associar tarefas a esse projeto, atribuindo responsabilidades. O Asana oferece uma série de funcionalidades voltadas para a gestão de equipes.

O software é popular entre times de Marketing, Design, Vendas e RH, entre outros. A interface visual do programa permite visualizar as tarefas da equipe em forma de lista ou de calendário, mostrando nesse caso os prazos de cada uma. 

Vale ressaltar que, por ser focado na gestão de tarefas, não é o software ideal para criar e conectar processos mais complexos, caso suas tarefas estejam dentro de um. 

Evernote

O Evernote é ideal para organizar tarefas se elas podem ser representadas por notas. Também é uma boa solução para armazenar documentos. Ele é basicamente uma grande estante digital de arquivos onde você pode organizar notas, páginas da web, tarefas, projetos, arquivos etc. Você pode encontrar itens facilmente nessa estante digitando palavras-chave, que são lidas até em arquivos de PDF e fotos. 

É possível ainda adicionar lembretes a listas de verificação, para que nenhuma tarefa fique esquecida. O software também oferece a vantagem de poder sincronizar esse bloco virtual em cada um dos seus dispositivos e visitar os arquivos também quando estiver offline. 

Qual é a importância da gestão de tarefas?

A gestão de tarefas ou a gestão de atividades pode fazer a diferença na produtividade e no bem-estar de um profissional ou de uma equipe. Confira por que essa é uma iniciativa relevante para a sua gestão empresarial:

Melhor priorização e delegação de tarefas

Quando tudo é urgente, nada é urgente. A gestão de tarefas consegue identificar quais delas precisam ser concluídas primeiro, seja pela sua relevância, seja por algum fator de sensibilidade ao tempo. 

A sazonalidade, por exemplo, pode fazer a diferença na priorização de tarefas. Imagine que, às vésperas do natal, você precise decorar um centro comercial. Uma decoração de rotina, sem nenhum caráter temático – iluminação, paisagismo – não tem o mesmo caráter de urgência em uma época qualquer do ano, por exemplo. 

Outras tarefas, como corrigir um bug do produto, podem impactar financeiramente uma empresa com mais ênfase que o lançamento de uma funcionalidade de software – que pode, nesse caso, descer na lista de prioridades. 

Cumprimento de prazos

A organização na hora de lidar com as tarefas também ajuda a cumprir prazos. Não é à toa que empresas que adotam sistemas de gerenciamento e automação de tarefas conseguem, depois de anos com dificuldades em cumprir SLAs, até baixar os prazos acordados.

É o caso da Capgemini, que, com a meta de realizar a triagem de 95% dos seus tickets de RH dentro do SLA correto, automatizou processos e iniciou o gerenciamento de tarefas com um software sem código. Há nove meses a taxa de sucesso era de apenas 38%. Depois da mudança, se manteve em 98%.

Comunicação e colaboração aprimoradas

A comunicação está no centro do trabalho do gerenciamento de tarefas, uma vez que organizar tarefas é também otimizar a colaboração e definir regras claras para a atribuição de responsáveis, o escopo das atividades de cada um atividades, como funcionam handoffs e muito mais.  

Se um gestor escolhe uma ferramenta para gerenciar tarefas em um quadro Kanban, por exemplo, vai facilitar a visibilidade sobre quem é o responsável por cada uma, quem precisa de ajuda, quem pode pegar mais tarefas, quais são os próximos passos etc. 

Também é possível se comunicar melhor com os stakeholders desse jeito, permitindo que acompanhem a evolução da tarefa e definindo quem é responsável por ela. 

Centralização e organização das atividades

A gestão de tarefas permite mais centralização e organização das atividades, porque acaba definindo critérios para o trabalho e permitindo um acompanhamento mais estruturado do desempenho – seja de um profissional ou de um time. 

Se você não pensa ou não anota todas as tarefas que executa em um dia, você provavelmente nem se lembra delas. Mas quando acontece o contrário, é capaz de pensar quais foram realizadas em horários menos apropriados, se o dia foi produtivo, o que não precisava ter sido feito e muito mais. 

O controle de tarefas fornece mais inteligência sobre a sua execução. Muitas equipes, por exemplo, só conseguem ter acesso a dados de performance depois dessa iniciativa. E assim, podem rapidamente identificar oportunidades de melhoria e problemas a resolver. 

Como fazer uma boa gestão de tarefas

Uma gestão de tarefas eficaz permite não apenas a conclusão de projetos no prazo, mas também melhora o engajamento da equipe e reduz o estresse. 

Aqui estão algumas estratégias para otimizar a gestão de tarefas no seu time:

Defina a prioridade de cada atividade

O primeiro passo é definir a prioridade de cada atividade. Avalie quais tarefas são mais urgentes e importantes para o sucesso do projeto e da equipe. Use métodos como a Matriz de Eisenhower para categorizar as atividades em:

• Urgente e importante
• Importante, mas não urgente
• Urgente, mas não importante
• Nem urgente nem importante

Ao fazer isso, você garante que o foco da equipe no que realmente vai fazer a diferença e evita desgastes desnecessários que podem atrapalhar a qualidade da execução.

Estabeleça prazos de acordo com a prioridade

Definidas as prioridades, é hora de delimitar prazos realistas para cada tarefa. Esses prazos devem refletir a importância e a urgência das atividades, ajudando a equipe a gerenciar melhor o tempo e evitar atrasos. Use técnicas de planejamento, como o método SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), para definir prazos claros e alcançáveis.

Delegue com base nas funções e capacidade de produção da equipe

Investigue as habilidades e limitações de sua equipe e distribua as tarefas de maneira equilibrada, levando em conta capacidades, interesses pessoais, planos de carreira e aptidões. Isso não só aumenta a eficiência como contribui para o desenvolvimento profissional do time, mantendo-os mais motivados. 

Tenha cuidado também para não sobrecarregar profissionais com níveis de senioridade menores. É importante que um profissional pleno não desempenhe funções de senior, e que um estagiário não assuma tarefas de um profissional efetivado.

Tenha uma boa ferramenta de gestão de tarefas

Para otimizar ainda mais a gestão de tarefas, aposte em uma plataforma para aumentar a visibilidade sobre o progresso das tarefas, melhorar a comunicação entre a equipe (ou entre equipes) e gerar dados sobre a execução das atividades. Se essa ferramenta puder automatizar tarefas manuais, melhor ainda – menos trabalho para o seu time e para você.

O Pipefy é capaz de trazer todos esses benefícios. Você pode automatizar tarefas em uma interface fácil de usar, sem precisar saber nada de código – além de conectá-las a outros processos, a bancos de dados e muito mais. Por ser flexível e facilmente personalizável, Pipefy é o software ideal para automatizar das tarefas mais simples aos processos de serviço mais complexos. 

Usando Pipefy, a Lacoste conseguiu aumentar a sua produtividade por colaborador em 50%. Que tal fazer o mesmo pela sua equipe?

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Desde 2015 eu lidero um produto que tem entre seus principais benefícios criar uma ponte entre as necessidades da TI e as demandas por crescimento e produtividade das linhas de negócios – por meio do desenvolvimento no-code. 

Ao longo desses anos, pude identificar alguns comportamentos que prejudicam a colaboração entre esses dois polos, e acabam tornando o gerenciamento do tech stack menos eficiente do que poderia. Divido neste artigo os quatro comportamentos ou erros mais comuns que vi na minha trajetória.

Erro um: não pensar nas necessidades das áreas de negócios

Me deparo sempre com um padrão: os times que têm maturidade pensam passo a passo na hora de investir em tecnologia e buscam extrair o melhor retorno do seu investimento. Isso é um fino equilíbrio entre custos e benefícios obtidos. O que acontece muitas vezes é que os times de TI viram gatekeepers de ERPs – e só. Ou seja, não se preocupam em ouvir os problemas das áreas de negócios ou em entender onde vale investir.  

Os times de TI que têm mais maturidade já se posicionam para criar um bom relacionamento, perguntando pra área de negócios: ‘que desafio vocês têm? Deixa eu mostrar quais fornecedores podem fazer sentido. O que você pode resolver da informação’.

Se a área de negócios quer usar uma solução de inteligência artificial para criar rapidamente uma descrição de vagas para publicar logo, tudo certo, podem usar o GPT. Agora, se for uma informação de folha de pagamento, é melhor esperar e buscar uma plataforma. 

Essa parceria, ou relação simbiótica, é super importante e é o que faz a diferença em termos de resultados. O TI não pode ser visto como um policial. 

Erro dois: apostar no elefante branco

Um erro derivado do citado acima é apostar em grandes projetos, com implementações caras e demoradas, e entregar só pela entrega, sem se preocupar com o engajamento dos usuários daquela ferramenta. Isso acontece quando o setor de tecnologia acha que sabe o que está acontecendo com os negócios, acha que sabe qual é a melhor solução. 

Quantas empresas você vê com projetos de instalação de sistemas de ERP robustos que deram errado depois de um, dois anos? 

A grande maioria, não é?

Depois que acontece, os profissionais da empresa comentam: “olha aí, aquele sistema, falei que não ia funcionar”. E por que isso ocorre? Porque a equipe de TI tinha conhecimento da tecnologia, mas não entendia a realidade do negócio e principalmente, não engaja as pessoas em usar aquela tecnologia no dia a dia. E aí aquele sistema que solucionaria todos os problemas acaba virando um elefante branco. 

Isso gera um problema no outro extremo: o profissional de negócios, não atendido pelos ERPs e grandes sistemas em uso, tenta bancar o herói. E então insere dados sensíveis da empresa no Chat GPT, por exemplo, e corre um baita risco. 

Todo mundo tem uma história triste desses projetos de inovação que acabaram virando elefante branco e ninguém conseguiu adotar. Por isso, eu sempre defendo que grandes projetos devem ser quebrados em projetos menores e mais ágeis. As empresas que conseguem fazer isso têm implementações mais rápidas, gastam menos e efetivamente resolvem seus problemas.

Erro três: não saber que processos automatizar

Outro ponto crítico é saber o que vale a pena automatizar. Quando a gente conversa com clientes, tentamos educá-los em relação ao entendimento do problema e de que forma eles podem usar a tecnologia para resolvê-lo. É um problema relevante? Custa muito para a empresa? Ou é um problema que, se resolvido, pode trazer lucro para a empresa? 

O segundo ponto é a frequência do processo e do problema. É uma coisa que acontece com frequência transacional, em que você precisa garantir mais previsibilidade?

Previsibilidade e frequência são as palavras-chave. 

Se você é um Luthier e fabrica quatro violões artesanais por ano, vendendo por R$500 mil cada um desses violões, você tem um problema bem diferente do fabricante de lâmina de barbear, que precisa vender milhares de lâminas de barbear por mês para gerar algum lucro. 

Erro quatro: não mudar a mentalidade em relação às ferramentas

Uma das maiores dificuldades da transformação digital é não atualizar o ciclo de transformação digital dentro da empresa. 

A primeira fase dessa transformação é o uso de ERPs, sistemas de controle financeiro. Muitas empresas ainda estão nessa fase. Mas quando você olha a operação de perto, além de um ou dois processos-core que já rodando com alguma tecnologia, seja para estruturar ou para automatizar a execução, quase nada foi feito. 

Qualquer empresa que tenha acima de 100 funcionários tem vários departamentos e todos eles têm processos-satélites. Esses processos-satélites, por sua vez, representam 65% da execução de uma empresa. 

Agora pense: 50% das oportunidades de automação em uma empresa não recebem suporte. É nesses processos que os líderes de TI precisam focar em uma segunda fase da transformação digital.

O que eu vejo é que tem muitas empresas que já passaram pela primeira onda, fizeram a tarefa básica, e agora estão mobilizadas para a segunda parte – que é ajudar as áreas de negócios e esses processos que funcionam a nível mais departamental a ganhar eficiência.

Se a sua empresa ainda está rodando processos baseados em planilha, emails ou em sistemas legados, que foram pensados há 10, 12 anos, você corre o sério risco de perder competitividade. 

A maior dificuldade das empresas é que muitas ainda tentam automatizar processos dentro de um paradigma antigo, que é com desenvolvimento customizado, in-house, com projetos gigantescos. Às vezes de milhões de reais, que duravam anos. 

Sabemos que o desenvolvimento com código, que já é caro e complicado, vai atravessar cada vez mais uma escassez de talentos diante da demanda. Diante disso, a Gartner prevê que 75% de todo o desenvolvimento corporativo vai ser sem código ou low-code, e 80% dos desenvolvedores não vão ser profissionais sem conhecimentos técnicos (citizen developers). Os dados foram apresentados na última Gartner Summit.

O desafio de muitas empresas hoje é a mudança de mentalidade, que é o que chamamos de Waterfall. Acabou a era dos grandes projetos de transformação digital. Você tem que fazer com que todos os gestores da sua empresa estejam com projetos de melhoria, projetos de automação e IA. A forma como a empresa trabalhava não vai mais ajudar daqui pra frente. 

O futuro desses negócios depende da melhoria contínua por parte dos gestores, e de uma ferramenta certa – e a tecnologia no-code e low-code pode ajudá-los. Além, é claro, de uma afinação entre TI e áreas de negócios. 

Um acerto: escolher a ferramenta adequada

O Pipefy pode ser um grande aliado na jornada de transformação digital, porque cobre todos esses aspectos. É uma ferramenta no-code baseada na nuvem, que você pode começar usando para alguns workflows e expandir o uso para outros processos, times ou departamentos aos poucos. 

O software é também tão fácil de usar que o processo de automação não sobrecarrega a TI: 85% dos workflows do Pipefy podem ser construídos pelas próprias equipes de negócios. 

Por ser uma ferramenta flexível, com um nível de customização alto, o Pipefy consegue automatizar bem os processos de cauda longa que muitas empresas têm dificuldade de padronizar com outras ferramentas. 

Tudo isso mantendo a governança de TI, substituindo planilhas e soluções de shadow IT por processos organizados, com resultados fáceis de monitorar (basta perguntar no chat com a IA) e de otimizar. 

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Quanto mais bilhões esse mercado ganha, mais ferramentas com diferentes funcionalidades estão disponíveis para os negócios – e mais difícil é identificar a ferramenta certa para sua empresa. 

Neste artigo, vamos tornar essa missão um pouco mais fácil, trazendo informações detalhadas sobre as plataformas no-code mais populares no mercado. Se você quer tomar a melhor decisão possível para o seu negócio, não deixe de ler este artigo.

O que são ferramentas no-code?

Ferramentas no-code (sem código) são aquelas que não requerem qualquer uso ou conhecimento de código para realizar ações e concluir atividades, permitindo que usuários possam extrair delas o máximo valor sem precisar de programação em nenhum momento da navegação.

A automação de processos no-code, por sua vez, refere-se a plataformas que permitem às empresas automatizar e padronizar processos, obtendo uma operação mais coesa, econômica e eficiente. Ela permite às equipes de negócios otimizar a performance eliminando erros e tarefas manuais, e às equipes de TI focar em assuntos mais estratégicos – em vez de atender a uma fila de pedidos de automação e ajustes em processos. 

As plataformas de automação no-code são frequentemente chamadas de plataformas de BPA (sigla para Business Process Automation). Segundo a Gartner, esses sistemas permitem a orquestração de processos e a coordenação de diversos atores (profissionais humanos, bots, sistemas) envolvidos na execução desses processos. 

A estimativa da consultoria é que até 2026, 80% das empresas que usam BPA vão recorrer a esse sistema como um instrumento de orquestração para outros serviços empresariais e APIs, indicando seu papel-chave para um ecossistema empresarial integrado. 

As 7 melhores plataformas no-code

Com base nas principais referências do mercado de automação de processos, opiniões de clientes e visões dos principais especialistas do mercado de automação, chegamos à lista das 7 melhores plataformas no-code, nas quais vale a pena prestar atenção na hora de definir a melhor solução para a sua empresa:

1. Pipefy – plataforma ideal para criar e automatizar fluxos de trabalho de serviços em diferentes departamentos, para quem precisa acelerar a implementação e cortar custos totais sem precisar de código. 
2. ServiceNow – uma plataforma mais complexa baseada na nuvem, para gerenciamento e orquestração de processos de serviços.
3. Monday – solução sem código para organização e acompanhamento de projetos, processos e tarefas de trabalho.
4. Bizagi – uma boa solução para mapeamento de processos de negócios sem código.
5. Salesforce – a plataforma mais usada para automatizar e gerenciar o relacionamento com clientes em grandes e médias empresas.
6. Hubspot – o software ideal para digitalizar e automatizar tarefas ligadas à estratégia de inbound marketing e vendas.
7. Jira  – plataforma ideal para gerenciar projetos, tarefas e equipes sem código.

Resumo das melhores ferramentas no-code

Detalhes sobre as 7 melhores plataformas no-code

1. Pipefy

O Pipefy é uma plataforma de automação e orquestração de processos de negócios que pode ser usada pelas equipes de negócios sem comprometer a governança de TI. Com navegação intuitiva, ele conecta processos, pessoas e sistemas, acelerando a transformação digital e reduzindo custos operacionais. A facilidade de uso do Pipefy permite que qualquer profissional construa workflows, bases de dados, dashboards, relatórios, portais, formulários de solicitações, crie automações, use integrações e muito mais. Pipefy reúne recursos de IA e de segurança de alto nível. Oferece plano gratuito, com limitações. 

Principais recursos

Recursos de IA:

a Pipefy AI cria workflows e fornece insights

Formulários customizáveis:

oferecem também campos condicionais

Templates de processos:

centenas , prontos para usar

Portais de serviços:

organize e centralize canais de requisição

Integração:

com mais de 300 plataformas, e ainda por API

Dashboards e relatórios:

confira a performance em tempo real

Prós

Facilidade de uso

gerencia processos robustos garantindo extrema facilidade de criação e automação 

Workflows de serviços

Com funcionalidades como IA para tirar dúvidas, portais e formulários customizáveis

Controle do stack

Potencial de integração e flexibilidade do Pipefy permitem cortar custos com tech stack

Tomada de decisão

Aproveite insights enviados pela IA, além de painéis e relatórios customizáveis 

Usuários convidados: 

As permissões de usuários convidados garantem visibilidade e segurança aos dados

2. ServiceNow

A plataforma permite o gerenciamento de processos de serviços, principalmente para o departamento de TI, mas também para processos de times de negócios. O pacote de ferramentas automatiza operações diárias de ponta a ponta, conectando sistemas e permitindo a orquestração de soluções e processos. Cobra por usuário, com contrato mínimo de 12 meses, em diferentes planos. Não oferece plano gratuito. Engloba diferentes produtos segmentados, como workflows de TI e tecnologia e workflows para serviços aos colaboradores (RH). Todos requerem conhecimento avançado em código, a não ser categoria Creators Workflows, que engloba App Engine, Automation Engine e outros.. 

Principais recursos

Catálogo de serviços:

concentram formulários para acesso a canais de requisição

Controle de acessos:

segmentação avançada de permissões de usuário

Workflows de aprovação:

fluxos especiais configurados para facilitar as aprovações

Integração:

automação em sistemas integrados configurado em uma só tela

Incidentes e erros:

recursos de gerenciamento de incidentes, como o error handler 

Modelagem gráfica:

 fluxogramas facilitam a documentação de processos

Prós

Governança

Controle o nível de acesso dos citizen developers às ferramentas de criação e automação

Tela única

Automações nas plataformas conectadas à Now em uma única tela – sem um IPaaS

Sandbox

Serve como uma “folha de rascunho” para as áreas de negócios testar workflows

IA generativa

Robusta, realiza tarefas solicitadas pelos usuários, como a busca de informações

Contras

Dificuldade para usuários

Não tem navegação intuitiva. Até a App Engine é bastante complexa e difícil de usar

Adoção lenta

A curva de aprendizados dos colaboradores não-técnicos costuma ser bem longa

Suporte sai caro

Sem suporte em PT-BR, e implementação no Brasil depende de consultorias parceiras

3. Monday

A Monday é uma plataforma de gestão de tarefas e projetos de fácil navegação que agiliza a execução de trabalhos e melhora o grau de visibilidade. Um dos pontos mais conhecidos da plataforma é a facilidade de visualização do status de cada tarefa e seus responsáveis, que ficam assinalados de modo em visualização de lista, principalmente (é possível monitorar processos ou e projetos em outros modos de disposição, como Kanban, calendário, fluxo e dashboard). Os diferentes planos de assinatura são cobrados por usuários de modo mensal ou anual (há um plano gratuito, com recursos limitados).

Principais recursos

Painéis customizáveis:

acompanhe o status de projetos e seus dados em tempo real

Vários modos de visualização:

incluindo visualizações em Gannt e Kanban

Integrações:

mais de 200 integrações, incluindo GSuite, Slack, MailChimp e outros

Criação de documentos:

crie documentos nas tarefas (como um brainstorming)

Automações sem código:

facilidade de montar e automatizar fluxos de trabalho

Aplicativo mobile:

é possível controlar os boards do Monday em qualquer lugar

Prós

Navegação intuitiva: 

Fácil de usar, tem uma representação clara dos status das tarefas e seus responsáveis 

Registros centralizados

Ótimo para activity logs pois centraliza todos os documentos e ações de um projeto

Templates prontos

É fácil de criar processos/projetos a partir de uma galeria de templates prontos

Gráficos customizáveis

O acompanhamento da performance é facilitado pelos dashboards da ferramenta

Contras

Orquestração limitada

Oferece limitações para automatizar processos mais complexos, ou orquestrá-los

Portais de serviços

Não há a possibilidade de montar portais com solicitações de serviços, por exemplo  

Automação sem IA

As opções de automação, sem inteligência artificial, não são tão robustas

4. Bizagi

O Bizagi é um software de modelagem de processos empresariais, que suporta as notações BPMN e CMMN (mas não o padrão DMN). Ele permite às equipes criar representações gráficas de processos, documentá-los e armazená-los na nuvem, para identificar oportunidades de melhoria e melhorar a performance. Também tem funções de desenvolvimento de aplicativos de negócios sem código e automação de processos, com insights gerados por inteligência artificial. A plataforma, que oferece uma modalidade assinatura gratuita, tem mais de +130 conectores prontos (pre-built), além de integrações nativas com ferramentas de RPA e a possibilidade de criar conexões customizadas. 

Principais recursos: 

Modelagem gráfica: 

Permite criar diagramas de processos (e documentá-los) em BPMN

Recursos de IA

Obtenha insights e otimize processos com mais facilidade

Criação de interfaces de usuário 

A interface que as equipes de negócios vão usar podem ser personalizadas

Integrações

Conexão com outros sistemas e apps

Desenvolvimento de apps de baixo código

Em “generate app”, desenvolva soluções para os negócios em uma interface low-code

Smart inbox 

Possibilidade de filtrar, agrupar e priorizar tarefas dentro do processo.

Prós

Modelagem robusta

Boa solução para documentação e modelagem de processos em BPMN e CMMN 

Recursos de IA

A IA generativa ajuda a otimizar processos mais rápido e melhora a tomada de decisão 

Criação de apps

Permite aos desenvolvedores criar apps de negócios e suas interfaces com low-code 

Visualização de dados 

Oferece gráficos personalizados, para medir e otimizar a performance em tempo real.

Contras

Dificuldade para usuários não técnicos

Funções de modelagem e desenvolvimento de apps não são muito acessíveis e intuitivas 

Customização limitada

Alguns usuários se queixam que a customização das interfaces é um pouco limitada 

5. Salesforce

Salesforce é uma plataforma líder de gestão de relacionamento com clientes (CRM) usada por empresas de todos os tamanhos e segmentos para gerenciar atividades que envolvem vendas, marketing, suporte técnico e demandas de TI. O Salesforce foca na automação simples do fluxo de trabalho, e em casos de uso de automação de ponta a ponta. Sua oferta principal é o recurso de Flow Orchestration (para automação de processos), mas  o Salesforce fornece ainda alguns produtos separados, como o Salesforce Business Rules Engine para definir regras de negócios, Flow Integration (incorporando Mule Flows e Mule Messages) e RPA (baseado em MuleSoft Automation) para automatizar integrações.

Principais recursos

Gerenciamento de contatos:

histórico de interações com clientes e insights automáticos

Relatórios e dashboards:

dados de performance e previsão de vendas em tempo real

Gerenciamento de oportunidades:

mostra o comportamento dos clientes e tendências

Automações:

defina fluxos de aprovações, crie alertas por email, atribua tarefas e mais

Nutrição de leads:

dispara emails, mostra melhores práticas e cronogramas de atividades

Aplicativo mobile:

a plataforma tem uma versão mobile, acessível de qualquer lugar

Prós

Customização

O software oferece um alto grau de customização para operações de CRM complexas

Dashboards

Os gráficos são altamente personalizáveis e completos, e trabalham com dados preditivos 

Escalabilidade

Plataforma robusta; empresas que começam no sistema conseguem seguir ao crescerem

Automação da comunicação 

Fluxo de comunicação que integra etapas de CRM, armazenando o histórico de interações

Contras

Complexidade

A plataforma não é dos CRMs mais fáceis e intuitivos de usar e configurar 

Lentidão e bugs 

Muitos usuários se queixam de lentidão e bugs frequentes 

Custo

A ferramenta é considerada mais cara se comparada a outras alternativas no mercado

6. Hubspot

O Hubspot é um software para inbound marketing, vendas e atendimento ao cliente. Trata-se de um sistema completo de marketing e vendas, projetado para ajudar a direcionar o tráfego de um negócio a partir do seu site, nutrir leads com campanhas de email, conquistar clientes, fidelizá-los e, enfim, expandir negócios. Tudo isso sem precisar de código. Entre as funcionalidades do Hubspot estão ferramentas para auxiliar em otimização de SEO, mídias sociais, landing pages, automação e personalização de emails e web analytics. O software também integra-se com diversas ferramentas, como outros sistemas de criação e manutenção de websites, e tem funcionalidades de IA. 

Principais recursos

Automações de marketing:

incluem campanhas de email, pontuação de leads e mais 

Gestão centralizadas de redes sociais:

para automatizar publicações

Ferramentas de email marketing:

para criar, enviar e personalizar emails

Criação de chatbots:

para marketing e vendas

Formulários personalizáveis:

até em pop-up, para inserir em websites e capturar leads

Registros de chamada:

com gravações de conversas e insights sobre elas

Prós

Gerenciamento de pipeline de vendas

Personaliza e automatiza todas as etapas de funis de vendas

Usabilidade

O software é intuitivo e fácil de usar, mesmo para quem não usa código 

Jornada completa

CRM completo, que acompanha a jornada do cliente da primeira pageview ao pós-venda

Dados robustos

O software oferece painéis e relatórios com alta customização, públicos ou privados

Funcionalidades gratuitas

Com uma conta gratuita é possível acessar funcionalidades como criação e envio de emails

Academia

A Academy tem muitos de conteúdos de alto nível sobre a ferramenta e sobre marketing 

Contras

Falta de flexibilidade

Usuários apontam limitações para customizar elementos, como as fases do ciclo de vendas

Cálculos limitados

Só o plano mais caro dá acesso a automações que calculam descontos e taxas adicionais

Caro para processos isolados

Robusto, o Hubspot é considerado um software caro e exige contratos anuais

7. Jira

O Jira é um sistema de monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos que garante o gerenciamento das atividades dos times em único lugar. É considerado ideal para campanhas de marketing, desenvolvimento de softwares e outros projetos com datas de início e fim. O software permite criar um plano de projeto, adicionar responsáveis por cada atividade, cadastrar tarefas, definir níveis de prioridade e prazos para cada uma delas. É bastante usado por quem trabalha com metodologias ágeis. Oferece plano gratuito. 

Principais recursos

Quadros ágeis:

visualizações em Kanban e Scrum, para organizar projetos ágeis

Templates prontos:

modelos disponíveis para começar projetos mais rápido

Linha do tempo:

cronogramas para os projetos e histórico de atividades

Visualização de dados:

relatórios e gráficos customizáveis para monitorar resultados

Integrações:

opções amplas de conexão com outros aplicativos e sistemas

Atlassian Intelligence:

funções de IA podem ser adicionadas ao software básico

Prós

Gestão visual

Dispõe de fluxos de trabalho/projetos personalizáveis e com bons recursos visuais

Limite de itens em fases

Defina limites para itens de trabalho em estágios específicos, evitando gargalos e atrasos

Metodologias ágeis

Suporta metodologias ágeis, fornecendo recursos como quadros Scrum, sprints e backlogs

Customização

Pode ser customizado de acordo com os requisitos do processo ou projeto

Contras

Lentidão

Clientes queixam-se de alguma demora, especialmente para carregar documentos 

Sem cronograma integrado

Não dispõe de cronograma integrado para acompanhar progressos, exigindo plugins

Dificuldade de implementação

Os recursos podem tornar a implementação e a familiarização complexas e mais lentas

Versão em português incompleta

A interface da versão em português tem tradução incompleta, confundindo os usuários

O que procurar em um software no-code

Automações fáceis

Automações poupam tempo dos colaboradores, permitem que eles foquem em tarefas mais complexas e diminuem erros e retrabalho. Para que a taxa de sucesso de uso do software seja alta, quanto mais fáceis de configurar, melhores as automações. Nesse sentido, prefira sistemas que permitem criar automações de forma intuitiva: com cliques, arrastando e soltando ícones em uma interface visual.

Recursos de IA

Recursos de IA poupam tempo dos colaboradores. Seja para criar processos instantaneamente, obter insights e muito mais. Um software com funcionalidades de IA permite melhor tomada de decisão e mais agilidade. 

Conexão entre processos

Uma orquestração eficiente depende da conexão entre processos e entre processos e bancos de dados. Assim, o final de um processo pode ser o gatilho de outro, por exemplo. A comunicação flui melhor, de maneira automática.

Integrações

As integrações aumentam o poder da automação e aumentam a agilidade, diminuindo a quantidade de erros por conta da transferência manual de dados entre sistemas. Um software com alta capacidade de integração é mais robusto e permite gerenciar operações mais complexas. 

Um software com alta capacidade de integração também consegue otimizar o uso de todo o tech stack, conectando-se com outros sistemas indispensáveis para o dia a dia das equipes. 

Templates prontos

Templates de processos (ou projetos) prontos aceleram a implementação e poupam o tempo dos times, porque eles não precisam partir do zero na hora de montar seus workflows. Prefira softwares com uma ampla galeria de templates. 

Customização

Um software com flexibilidade e alta capacidade de customização facilita que diversos processos – e times – de uma mesma empresa sejam cobertos pela ferramenta no-code.

A personalização permite que processos singulares sejam digitalizados, e customizados com mais rapidez e facilidade, por profissionais sem conhecimentos técnicos de desenvolvimento. E evita o aumento de custos com tech stack, porque acaba com a necessidade de buscar softwares diferentes para cada área ou tipo de processo.

Relatórios e gráficos

Relatórios e gráficos com filtros avançados e diversas opções de visualização poupam tempo na hora de analisar dados e garantem um acompanhamento próximo da performance dos times – o que facilita a rápida identificação de gargalos e a otimização de processos.

A ferramenta no-code mais completa para TI e áreas de negócios

Pipefy reúne todas as características que uma ferramenta no-code precisa ter. O software permite automatizar processos complexos e singulares – até os de cauda longa – facilitando a orquestração. Por ter funcionalidades de IA, templates prontos, automações configuráveis em poucos cliques e uma interface visual e intuitiva, qualquer time é capaz de dominar rapidamente o uso da ferramenta, trazendo um retorno mais rápido para o investimento.

A implementação do Pipefy é duas vezes mais rápida que a de plataformas concorrentes – e seus custos totais representam cerca de ⅓ dos de outras plataformas populares no mercado no-code. 

Pipefy é a solução ideal para garantir processos seguros, controlados e resultados rápidos para problemas antigos das áreas de negócios.

Perguntas frequentes sobre ferramentas no-code

O que é no-code?

A tecnologia no-code permite criar e gerenciar soluções tecnológicas sem ter conhecimentos técnicos de código. Os softwares no-code simplificam o desenvolvimento de soluções, permitindo que profissionais criem automações em seus processos de forma rápida e fácil, sem precisar abrir solicitações ao time de TI a todo momento.

O que faz um software no-code?

Um software no-code tem uma interface de usuário que permite executar ações exclusivamente com base em comandos de clicar e arrastar, ou clicar e selecionar. Ou seja, que executa funções, cria automações e aplicativos de negócios, monta fluxos de trabalho sem demandar qualquer linguagem de código. 

Quais são as vantagens de uma ferramenta no-code?

Uma ferramenta no-code fácil de usar reduz custos com desenvolvimento e manutenção, ao permitir que muitas vezes as próprias áreas de negócios consigam modelar e digitalizar seus processos – e que eles possam ser constantemente otimizados de forma mais rápida e eficaz pelas próprias áreas de negócios, acelerando o tempo de desenvolvimento. 

Qual é a diferença entre no-code e low-code?

Esses termos são usados como praticamente sinônimos por muitas instituições, mas a grande diferença é que o software low-code requer algum conhecimento básico de programação para configurar e integrar aplicativos complexos. Já as plataformas no-code não requerem qualquer trabalho com programação. É possível que um sistema tenha, ao mesmo tempo, interfaces low-code e no-code. 

Qual é o melhor software no-code?

O melhor software no-code depende das necessidades de cada equipe e das características dos negócios. Se o seu time busca acelerar o desenvolvimento com um software robusto, fácil de usar, e mais barato a curto, médio e longo prazo que outras soluções do mercado, peça uma demonstração gratuita do Pipefy.

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É esperado que as equipes de TI ainda gerenciem as operações e a segurança de dados na rotina de trabalho. Porém, atualmente espera-se também que a TI auxilie no atingimento de objetivos mais amplos. As empresas recorrem à TI para ajudar a conter custos, elaborar estratégias e fornecer soluções inovadoras para resolver problemas operacionais.

De acordo com Brian Greenberg, CIO da Fortium Partners: “À medida que as empresas dependem cada vez mais da tecnologia para impulsionar o crescimento e a inovação, as responsabilidades dos líderes de TI evoluíram para abranger o planejamento estratégico e o alinhamento com os objetivos de negócios”.

Em outras palavras, a TI não trabalha mais apenas nos bastidores para manter os sistemas funcionando. Agora a área também desempenha um papel fundamental na definição de metas estratégicas e no crescimento da receita.

Como os times de TI estão fazendo isso? Expandindo a sua zona de influência sob as outras áreas da empresa.

O que é a zona de influência da TI?

A zona de influência da TI refere-se às áreas de negócios onde a TI tem visibilidade e controle sobre todos os processos e fluxos de trabalho. Isso inclui áreas como Financeiro, RH, Atendimento ao Cliente, Marketing e outras.

Na maioria das empresas, a limitação de recursos implica que a TI permanece focada nos processos primários (ou processos de core business), que são mais próximos do núcleo do negócio e geram valor direto. Todo o resto – processos de suporte e processos de cauda longa – é gerenciado principalmente pelas equipes de negócios que os executam. A má notícia é que esta situação leva a uma série de problemas que atrapalham o crescimento dos negócios.

Por exemplo, quando equipes como RH e Financeiro precisam ter processos otimizados ou automatizados, com frequência precisam esperar que os recursos de TI estejam disponíveis. Ou seja, suas solicitações demoram de ser atendidas. Frustradas, essas equipes recorrem a soluções alternativas que, no longo prazo, criam mais problemas do que resolvem.

O que acontece fora da zona de influência?

60 a 80% dos processos e fluxos de trabalho liderados por áreas de negócios atualmente estão fora da zona de influência da TI e muitas vezes não possuem estrutura e padronização. Eles também podem depender excessivamente de sistemas legados, deixando as equipes de TI com pouca ou nenhuma visibilidade sobre como esses processos estão sendo gerenciados e como está seu desempenho.

Como resultado, as áreas de negócios podem enfrentar problemas como falhas de comunicação, erros, atrasos e silos de dados decorrentes da expansão descontrolada do tech stack. Eles também podem não ter a agilidade necessária para responder rapidamente às mudanças na estratégia operacional, no mercado ou nas atividades dos concorrentes.

A nova zona de influência

Em uma pesquisa recente, CIOs nomearam “automatizar processos de negócios e/ou TI” como o primeiro passo que devem tomar para impulsionar os resultados dos negócios. Isso porque CIOs entendem que os ganhos de eficiência e produtividade nesses processos são a chave para o crescimento da empresa, otimização de custos e transformação digital.

Para otimizar e automatizar processos de negócios, as equipes de TI precisam ter controle e visibilidade sobre como estão sendo gerenciados. Ou seja, essas equipes precisam “mover a linha” que determina o que se enquadra na zona de influência da TI. Ao fazer isso, times de TI são capazes de:

• Mitigar riscos de forma mais eficiente.
• Aproveitar melhor os sistemas usados pela empresa.
• Criar experiências melhores para os clientes.
• Otimizar custos e gerar receita.
• Diminuir o tempo de execução de projetos estratégicos.

O desafio para a TI

Novas expectativas criam novos desafios para as equipes de TI. Essas equipes já estão ocupadas gerenciando operações e segurança no dia a dia, portanto, encontrar tempo e recursos para expandir sua zona de influência pode ser um desafio. A situação é agravada por fatores como:

• Crescimento do tech stack.
• Sobrecarga de trabalho.
• Sistemas legados complexos.
• Necessidades operacionais que mudam com frequência.
• Fluxos de trabalho desestruturados e despadronizados.

Combinados com a escassez, esgotamento e rotatividade de talentos de TI, os custos de FTE (full time equivalent) estão fadados a crescer. Pior: a reputação da TI dentro da organização pode ser manchada à medida que as equipes lutam para acompanhar todas as solicitações que surgem.

De acordo com Daniele Gemignani, CTO da Pipefy, um sinal de que a TI está com dificuldade para acompanhar as necessidades dos negócios é o aumento da tensão entre TI e outras áreas da empresa. “Nesse cenário, as equipes de TI enfrentam esgotamento e redução de produtividade. Isso limita a inovação, pois a equipe de TI fica sobrecarregada demais para explorar novas ideias ou melhorias.”

O lado bom é que as equipes de TI são engenhosas e inteligentes. Elas não estão apenas se adaptando para acomodar as novas expectativas que lhes são impostas, mas também estão usando ferramentas e construindo parcerias que ajudam a se destacar no apoio à estratégia e na geração de receitas.

Como os times de TI estão aumentando sua influência

Uma estratégia que muitas equipes de TI estão usando para expandir sua zona de influência envolve a construção de relacionamentos mais colaborativos e mutuamente benéficos com outros departamentos. Isso envolve dar mais autonomia às equipes de negócios, ao mesmo tempo em que a TI mantém total visibilidade e controle.

Normalmente, as empresas conseguem isso por meio do uso de ferramentas de automação de processos de negócios (BPA). Ao adotar uma plataforma de automação no-code (que dispensa o uso de código) e um conjunto personalizado de ferramentas de gerenciamento de processos, empresas podem trazer mais processos para a supervisão da TI  – sem sobrecarregar suas equipes.

Benefícios da automação de processos para times de negócios e para a TI

Por que usar automação de processos?

A consultoria Gartner prevê que o mercado de software de automação de processos de negócios crescerá quase 40% até 2027, passando de US$ 2,6 bilhões para US$ 3,6 bilhões. Isso não é por acaso. Os líderes de TI reconhecem que a automação de processos pode ajudá-los a expandir o seu alcance e influência, melhorando processos em toda a organização.

O Pipefy entrevistou recentemente líderes de negócios e de TI sobre seus motivos para adotar a automação de processos. A maioria citou: aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e reduzir erros. Quase metade (49%) disse que o apelo da automação de processos está na sua capacidade de conservar os recursos de TI.

Também perguntamos sobre os benefícios previstos da adoção da automação de processos de negócios. As respostas mais frequentes indicam que essa tecnologia tem um papel importante na estratégia e execução dos negócios, bem como nos esforços de otimização de custos.

Aumento da zona de influência: bom para os negócios, ótimo para a TI

Áreas de negócios desejam soluções rápidas. Executivos de alto escalão desejam ver o crescimento das receitas e a redução de custos. Líderes de TI desejam visibilidade e controle para melhorar a eficiência, eliminar silos de dados e aumentar a produtividade.

Ao ampliar a zona de influência da TI, os times de TI podem fornecer o que cada stakeholder precisa para dar suporte ao negócio. É para fazer exatamente isso que essas equipes estão usando ferramentas de automação de processos.

A Gartner prevê um crescimento expressivo no mercado de ferramentas BPA. Se as suas previsões se confirmarem, isso significará que as equipes de TI mais bem sucedidas serão aquelas que reconhecem o valor de dar autonomia para as áreas de negócios.

Ao dar mais autonomia para as áreas de negócio, a TI tem mais tempo para focar em estratégia e inovação – o que realmente impulsiona o crescimento das empresas.

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Fazer uma boa gestão de processos permite a identificação de desperdício de recursos e oportunidades de melhoria, entre muitos outros benefícios. Assim, seguindo alguns passos e boas práticas, a gestão de processos pode ser um diferencial competitivo para empresas. 

Benefícios de uma gestão de processos eficiente

Um relatório da consultoria Capgemini mostra que 78% das empresas acreditam que seus investimentos em Business Process Management (gestão de processos de negócios) melhoraram a flexibilidade do negócio, enquanto 77% dos que aplicaram a metodologia para melhorar o compliance das empresas e gestão de risco relataram um impacto positivo nessas áreas.

Os benefícios não param por aí. Como os processos são a base de todas as operações de uma empresa, fazer um gerenciamento eficiente dos mesmos – usando tecnologia e automação – proporciona:

• Melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores
• Redução de custos
• Maior qualidade nos serviços e produtos
• Tomadas de decisões baseadas em dados
• Mais eficiência operacional

Diferenças entre otimização e robotização de processos

A otimização de um processo implica na busca pela melhoria do mesmo, ou seja, a identificação de problemas e ações para resolvê-los. Já a robotização de processos (RPA) pode ser entendida como aplicações tecnológicas que automatizam atividades humanas.

Uma plataforma de gerenciamento e automação de processos, como o Pipefy, age como um habilitador para a robotização de processos. A ferramenta entra com a função de padronizar as etapas dos fluxos, e estruturar dados através de formulários e regras de negócios. Só depois dessas otimizações o bot pode vir e robotizar as atividades. 

Se você não faz um bom trabalho de mapeamento, redesenho e automação de processos, e parte logo para a robotização, você pode estar escalando um processo que não está eficiente e causar problemas mais graves a longo prazo. Por isso, é importante sempre otimizar antes de robotizar.

Tenha uma visão holística dos processos

Falei recentemente em um podcast que existe uma hiper especialização nas áreas de negócios. Colaboradores que estão focados por exemplo somente em paid ads do marketing que perdem a visão sistêmica dos objetivos da empresa como um todo. Áreas que conseguem estabelecer essa visão holística tem se tornado muito necessárias por conseguir identificar lacunas na jornada do cliente com mais facilidade.

Para tornar a gestão de processos um diferencial competitivo na empresa, é preciso que os colaboradores não olhem só para os seus processos. Isso é ineficiente e muitos pontos individuais serão levantados, o que pode criar uma dificuldade de conciliar e conectar todos esses pontos.

Tendo uma visão holística dos processos de negócios, é mais fácil identificar e estabelecer problemas que não são de áreas específicas e sim inerentes ao negócio – problemas maiores e que vão demandar colaboração para resolver.

Pense na qualidade dos processos desde o começo

Muitos processos são construídos de forma apressada e com foco em volume, seguindo uma mentalidade de “querer fazer mais com menos”. Esses processos são implementados de qualquer jeito e só lá na frente se preocupam com qualidade. Isso é um erro. É importante pensar em qualidade desde o começo, uma vez que é mais fácil escalar um processo eficiente do que ter que rever um processo inteiro atrás de gargalos.

Participe ativamente da implementação de plataformas

Outro passo importante para fazer da gestão de processos um diferencial competitivo é participar ativamente da implementação de novas tecnologias e plataformas. O melhor cenário é modelar os processos dentro da ferramenta junto com o time de implementação do software contratado. A maior vantagem disso é o compartilhamento de conhecimento e entendimento sobre as possibilidades da plataforma.

Automatize com confiança

A tecnologia é a maior aliada da eficiência na gestão de processos. As plataformas no-code (que dispensam o uso de código) capacitam os usuários não-técnicos, fornecendo uma série de possibilidades (sancionadas pelo time de TI) para resolver problemas e melhorar o desempenho dos negócios.

Essas plataformas de automação de processos também oferecem aos usuários a oportunidade de serem criativos com os desafios que enfrentam. Os avanços na tecnologia sem código – como capacidades de IA – estão democratizando ainda mais o trabalho de resolução criativa de problemas e de tomada de decisão baseada em dados, ajudando usuários a identificar tendências e gargalos mais rápido do que nunca.

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As equipes de TI desempenham um papel fundamental nos esforços de otimização de custos. Não só elas têm influência sobre os investimentos – e sobre o tamanho ideal do tech stack da empresa – como também estão na linha da frente da transformação digital. Esses times têm uma função estratégica na avaliação e implementação de tecnologias, bem como no seu gerenciamento, de modo a extrair o máximo valor de cada software ou app. 

O impacto que as equipes de TI podem ter na otimização de recursos fica evidente quando analisamos as três principais maneiras pelas quais elas conseguem conter custos: reduzindo o Total Cost of Ownership (TCO), melhorando a qualidade dos processos e permitindo uma estratégia de negócios baseada em dados.

Reduza o custo total com tecnologias (Total Cost of Ownership)

Um elemento importante para as equipes de TI é o custo total de uso do tech stack existente. Ele não se refere apenas aos aplicativos e sistemas em si, mas também às despesas adicionais de licenciamento e manutenção de cada um deles.

Para reduzir o TCO, uma das opções para os times de TI é adotar uma solução de automação de processos de negócios (BPA). Numa pesquisa recente com líderes empresariais e de TI, 54% deles disseram que a redução de custos era o principal benefício da tecnologia de automação de processos. Embora adicionar outro item ao tech stack para reduzir o custo total com sistemas possa parecer contra-intuitivo, considere como o BPA impacta o ecossistema de processos.

Em seu recente guia dedicado às ferramentas de BPA, a consultoria Gartner descreve um software BPA como uma tecnologia “usada em inúmeras funções de negócios para automatizar e otimizar processos”. Eles também observam o papel do BPA na manutenção da “resiliência operacional” em “ambientes de negócios em rápida mudança”. Em outras palavras, as ferramentas de BPA possuem um grau de adaptabilidade que as torna úteis para muitos tipos diferentes de processos e fluxos de trabalho. Isso poupa as empresas da despesa de usar várias ferramentas segmentadas ou de ter que aumentar o número de plataformas usadas toda vez que as demandas de negócios mudam.

As soluções de BPA também economizam recursos de TI, uma vez que menos ferramentas significam menos tempo gasto na implementação e integração delas. Além disso, as tecnologias de BPA eliminam muitos dos custos associados ao licenciamento, manutenção, serviços terceirizados e personalização constante desses sistemas, ferramentas e aplicativos.

Elimine custos desnecessários dos times de negócios

A redução do custo total com tecnologia pode contribuir muito para os esforços de otimização de despesas. Mas as equipes de TI podem minimizar ainda mais esses gastos, aproveitando a tecnologia no aspecto comercial dessa equação.

Ao implementar soluções fáceis de usar (que não demandam desenvolvimento com código), as equipes de TI garantem às linhas de negócios instrumentos para que elas mesmas possam criar, automatizar e otimizar fluxos de trabalho e processos por conta própria. 

Isso reduz o custo com a criação de workflows (já que são necessários menos recursos de TI) e diminui o tempo de implementação e automação. Essa agilidade permite que as equipes de negócios respondam mais rapidamente às mudanças do mercado. Também ajuda essas equipes a evitar possíveis despesas decorrentes de atrasos, erros e falta de padronização – características de processos manuais e fluxos de trabalho fragmentados.

Facilitar a automatização de processos manuais também traz benefícios secundários para a equipe de TI. Quando as linhas de negócios são capazes de criar e implantar mais fluxos de trabalho por conta própria, as equipes de TI têm mais tempo para entregar outros projetos. Assim, a TI pode trabalhar para melhorar o cumprimento de SLA, aumentar a produtividade por FTE e reservar mais tempo para prioridades relacionadas à segurança, governança e estratégia.

Melhore a visibilidade para garantir tomadas de decisão assertivas

Uma terceira maneira pela qual as equipes de TI podem contribuir para a otimização de custos é ajudando todos – das linha de negócios até executivos C-level – a tomar melhores decisões. Para fazer isso, a TI precisa fornecer acesso mais rápido e fácil a dados confiáveis. Conectar as diferentes pessoas, sistemas e aplicações em um ecossistema operacional coeso é uma forma de dissolver silos de dados e remover pontos cegos.

A inteligência artificial pode desempenhar um papel fundamental na melhoria da tomada de decisões. Quando questionados sobre os benefícios previstos de adicionar IA aos seus esforços de automação de processos, 50% dos executivos disseram que a redução de custos seria a principal vantagem. O mesmo percentual disse que uma melhor tomada de decisão seria o principal benefício.

Como a IA pode então ajudar? Tornando mais fácil para qualquer pessoa com permissão localizar e analisar dados complexos em segundos. Com a IA, tanto as equipes de negócios quanto os líderes podem antecipar tendências, detectar problemas e descobrir novas oportunidades.

Esse tipo de insight capacita os tomadores de decisão a dinamizar a estratégia e aproveitar oportunidades para melhorar eficiência e produtividade. Os líderes de TI estão otimistas quando se trata do potencial da IA ​​para aumentar a eficiência: dos líderes de TI entrevistados, 70% previram ganhos de eficiência de pelo menos 25%. Entre eles, 31% disseram que os ganhos seriam de pelo menos 50%.

Como a TI pode medir seu impacto

As equipes de TI têm potencial para otimizar custos em toda a empresa. Esses esforços podem ser agrupados em três categorias: redução do custos totais de propriedade (TCO), eliminação de custos desnecessários​​para a linha de negócios e melhoria da eficiência e da produtividade dos processos por meio do uso de automação e do uso de IA.

Para demonstrar o impacto do seu trabalho, a TI pode observar algumas métricas importantes, como:

• Redução em despesas de licenciamento, manutenção e custos com serviços terceirizados.
• Diminuição dos custos associados a processos ineficientes ou fragmentados (multas por atraso, erros, perda de dados etc).
• Melhoria nos resultados (que a TI fornece às linhas de negócios).
• Maior taxa de cumprimento de SLA para solicitações.
• Conclusão de processos mais rápida.
• Redução do backlog de TI.
• Maior proporção de fluxos de trabalho criados por usuários não técnicos (em relação aos fluxos desenvolvidos pela TI).
• Maior produtividade por membro da equipe de TI.
• Tempo de resposta reduzido para solicitações de dados.

A TI como guardiã da otimização de custos

As empresas sempre procuram oportunidades para reduzir custos e aumentar a eficiência. Fazer isso é um dos pilares da estratégia. Num ambiente de constante transformação digital, as equipas de TI desempenham agora o papel de gatekeepers quando falamos de otimização de custos.

As equipes de TI não só podem ajudar a reduzir o custo total do tech stack mas também ajudar as linhas de negócios a melhorar a qualidade dos seus processos e a tomar melhores decisões, o que causa um impacto significativo nos resultados financeiros.

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